Sistemas de Información
Administración
de los Sistemas de Información GESTION
ACADEMICA (SISTEMAS DE INFORMACION)
LEONARDO
ANT. FERNANDEZ COMENTARIO
De aquí en
adelante la inclusión de las TICS no
solo en el contexto educativo, sino en general
de todo el engranaje que se ubica la educación en el mundo, ya sea
básica, media, universitaria (grados,
postgrados, maestría, doctorado) juega
un papel de suma importancia para la facilitación de los procesos
interpretándose como criterios esenciales imponiendo criterios sistemáticos en
todos los pasos de estos procedimientos.
Más
que todas las cosas la implementación de la TICS entorna fácilmente a la gestión académica insertando los
directivos de los diferentes procesos en la implementación de esta nueva estrategias
de trabajo teniendo como meta la implementación de la instalación de equipo
para que el proceso de aprendizaje se lleve a cabo con los controles y calidad
para un determinado modelo pedagógico donde prime el empleo de las tecnologías
y que tenga una relación con las teorías psicopedagógicas de la educación
superior basándose esta ultima en la estrategia del cual tienden a soportar los
directivos académicos siendo estos los principales metodólogos en todo nuestro sector educativo teniendo
como consecuencias la trasposición de las TICS
dando un cambio significativo al
proceso enseñanza aprendizaje obligando a todos los involucrado teniendo una
política basada especialmente en una
variada tecnología educativa trasladada desde hace mas de una década, la cual
al revisar encoframos nosotros un atraso con relación a instituciones que con
menos tecnologías aplicada desde ese tiempo aunque varían en algunas
instituciones las tecnologías la transposición de las misma siendo unas veces
efectivas, eficaz su inclusión en los procesos enseñanza-aprendizaje en todo el
mundo .
Capítulo 1 - El reto de los
sistemas de Información
Qué es un sistema de
información?
Los sistemas de información
proporcionan la comunicación y el poder de análisis que muchas empresas requieren
para llevar a cabo el comercio y administrar los negocios a una escala global.
Es un conjunto de
componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y
distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control de una
institución.
Funciones de un sistema de
información
Tres actividades de un
sistema de información producen la información que la institución requiere para
la toma de decisiones, para el control de las operaciones, el análisis de los
problemas y la creación de nuevos productos y servicios. Estas actividades son:
Las de alimentación o insumo, es la captura o
recolección de datos primarios dentro de la institución o de su entorno para
procesarlos en un sistema de información.
El procesamiento, es la conversión del insumo
en forma que sea más compresible para los seres humanos (a algo que tenga más
sentido).
El producto o salida, transfiere la
información procesada a las personas o actividades donde deba ser empleado.
Los sistemas de información
también requieren la retroalimentación que es el producto regresado a personas
a los miembros adecuados de la institución para ayudarles a evaluar o a
corregir la etapa de alimentación.
Sistemas de Información
Basados en Computadoras (SIBC)
Los sistemas formales
descansan sobre definiciones aceptadas y fijas de los datos y de los
procedimientos para recolectarlos, almacenarlos, procesarlos, distribuirlos y
emplearlos. Son estructurados, operan mediante reglas predeterminadas que
permanecen relativamente fijas y que no se pueden cambiar tan fácilmente.
Los sistemas de información
informales descansan en acuerdos implícitos y reglas no establecidas de
comportamiento. No hay un acuerdo sobre lo que es información o cómo debe ser
almacenada y procesada.
Los sistemas formales de
información pueden ser basados en computadoras o manuales. Los sistemas
manuales emplean tecnología de papel y lápiz.
Los sistemas de información
basados en computadora, por el contrario, descansas en la tecnología del
software y el hardware de las computadoras para procesar y distribuir la
información.
La finalidad del SIBC es
captar, almacenar y distribuir información del entorno de una institución y de
sus operaciones internas para el propósito de apoyar a las áreas o funciones de
la institución y a la toma de decisiones, a la comunicación, control, etc.
Los sistemas de información
transforman los datos puros en información útil mediante tres actividades
básicas, alimentación, procesamiento y salida.
Diferencia entre
computadoras y los sistemas de información
Las computadoras constituyen
el equipo para almacenar y procesar la información. Los programas de
computadora o software, son conjuntos de instrucciones operativas que dirigen y
controlan el procesamiento mediante computadora.
Desde el punto de vista de
negocios, un sistema de información es una solución de organización y
administración basada en la tecnología de información a un reto que surge del
medio ambiente.
Para diseñar y usar sistemas
de información de manera eficaz, es necesario entender el entorno, la
estructura, la función y las políticas de las instituciones así como el papel
de la administración y la toma de decisiones de ésta.
Luego es necesario examinar
las capacidades y oportunidades que proporciona la tecnología de información
actual para dar soluciones.
Elementos de una institución
Los elementos claves de una
institución son:
su personal
la estructura
los procedimientos de
operación
su cultura
Instituciones
Las organizaciones formales
están compuestas de diferentes niveles y especialidades. Sus estructuras
reflejan una clara división del trabajo. Una institución coordina el trabajo
mediante una jerarquía estructurada y procedimientos de operación de acuerdo a
normas. La jerarquía ordena a las personas en una estructura piramidal con
niveles ascendentes de autoridad y responsabilidad.
Los niveles superiores de la
jerarquía están formados por el personal directivo, profesional y técnico.
Los niveles inferiores están
formados por el personal operativo.
Los procedimientos estándar
de operaciones (PEO), son reglas definidas con precisión para realizar tareas
desarrolladas para enfrentar situaciones esperadas, estas reglas guían al
personal mediante procedimientos. La mayor parte de esos procedimientos están
formalizados. Muchos de los PEO quedan incorporados a los sistemas de la
organización.
Las instituciones requieren
de muchos tipos de habilidades y de personas, además de los administradores:
de los trabajadores del
conocimiento, son personas como ingenieros, arquitectos o científicos que
diseñan productos o servicios
de los trabajadores de la
información, son personas tales como secretarias o contadores que procesan y
distribuyen los documentos de la empresa
de los trabajadores de
producción o servicios, son personas que en realidad producen los productos o
servicios para la institución
Toda institución tiene una
cultura única, parte de la cultura de la organización puede estar implícita en
sus sistemas de información.
Los diferentes niveles y
especialidades en una institución crean diferentes intereses y puntos de vista.
Estos a menudo entran en conflicto. El conflicto es la base de la política
institucional..
Administración
Los administradores perciben
los retos de negocios en el entorno. En todo momento deben ejercer un liderazgo
responsable.
Los administradores deben
hacer más que administrar lo que ya tienen. Una parte sustancial es el trabajo
creativo impulsado por nuevos conocimientos e información.
Es importante advertir que
los roles y las decisiones varían a los diferentes niveles de la organización.
Los administradores de nivel
superior o directivos son responsables de las decisiones estratégicas a largo
plazo sobre que productos y servicios producir.
Loa administradores de nivel
medio o gerentes llevan a cabo los programas de los directivos.
Los administradores
operativos o supervisores son responsables del seguimiento de las actividades
diarias de la institución.
Cada nivel de administración
tiene diferentes necesidades de información y diferentes requerimientos en el
sistema.
Tecnología
La tecnología de los
sistemas es una de las muchas herramientas de las que los administradores
pueden disponer para enfrentar al cambio. Es el instrumento a través del cual
la administración controla y crea.
Los SIBC (sistemas de
información a base de computadoras) utilizan la tecnología de software,
hardware, almacenamiento y telecomunicación.
El hardware de computadora
es el equipo físico empleado para las actividades de alimentación, el
procesamiento y la salida en un sistema de información.
El software de computadora
son las instrucciones detalladas, previamente programadas que controlan y
coordinan los componentes del hardware de computadora de un sistema de
información.
La tecnología de
almacenamiento incluye los medios físicos para el almacenamiento de la
información como los discos magnéticos o las cintas.
La tecnología de
telecomunicaciones formada por los dispositivos físicos y el software enlaza
las distintas piezas del hardware y transfiere los datos de un lugar a otro.
Diferentes niveles de los
Sistemas
Como existen intereses,
especialidades y niveles diferentes en una institución, existen también
distintos tipos de sistemas
1.-) Los sistemas del nivel
operativo.
Apoyan a los gerentes
operativos al hacer el seguimiento de las actividades y transacciones
elementales de la institución como ventas, recepción de materiales, depósitos
en efectivo, etc.
El fin principal de este
sistema es responder a las cuestiones de rutina y seguir el flujo de
transacciones a lo largo de la institución. La información que brinde debe ser
fácilmente accesible, actual y correcta.
2.-) Los sistemas de nivel
de conocimientos.
Apoyan a los trabajadores
del conocimiento y los de la información en una institución. La finalidad de
estos sistemas es ayudar a la empresa de negocios a integrar nuevos
conocimientos para el negocio y para que la institución controle el flujo de la
documentación. Estos sistemas en especial bajo la forma de estaciones de
trabajo y sistemas de oficina constituyen las aplicaciones de mayor crecimiento
en la actualidad en los negocios.
3.-) Los sistemas de nivel
gerencial.
Se diseñan para las
actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades
administrativas de los administradores de nivel medio.
Estos sistemas comparan los
resultados del trabajo del día con los del mes o el año anterior.
Proporcionan reportes
periódicos en vez de información instantánea sobre las operaciones.
Tienden a enfocarse en
decisiones menos estructuradas para las cuales los requerimientos de
información no son siempre claros. Responden a los “Que pasa sí? Las respuestas
a estas preguntas con frecuencia requieren de nueva información de fuentes
externas, así como internas, que no pueden obtenerse de los sistemas de nivel
operativo.
4.-) Los sistemas de nivel
estratégico.
Ayudan a los niveles
directivos a atacar y dirigir las cuestiones estratégicas y las tendencias a
largo plazo dentro y en el entorno de la institución
Su interés principal es
hacer frente a los cambios que ocurren en el entorno con las capacidades con
las que se cuentan.
El proceso administrativo
En los sistemas actuales hay
una interdependencia entre la estrategia organizacional del negocio, las reglas
y los procedimientos y los sistemas de información de la institución. Los cambios
de la estrategia, reglas y procedimientos cada vez más requieren de cambios en
el hardware, software base de datos y telecomunicaciones. Los sistemas ya
existentes pueden actuar como restricción en las organizaciones. A menudo, lo
que la institución desearía hacer depende de lo que sus sistemas le permitan.
Arquitectura de información
de la empresa
Los administradores de hoy
deben saber cómo ordenar y coordinar las diversas tecnologías de cómputo y los
sistemas de aplicaciones de negocios para satisfacer las necesidades de
comunicación de cada nivel de su institución, así como las necesidades de la
institución como un todo.
El conocimiento de los
sistemas y la comprensión de la institución configuran la arquitectura de la
información de la institución.
La arquitectura de la
información es el papel particular que la tecnología de información juega en
una institución para permitirle alcanzar sus metas u objetivos seleccionados.
Enfoques contemporáneos
sobre los sistemas de información
El estudio de los sistemas
de información trata con cuestiones y puntos de vista que son contribuciones de
las disciplinas técnicas y del comportamiento. Es un campo multidisciplinario,
no existe una teoría que pos sí sola predomine. Las principales disciplinas
son: la ciencia de la computación, de la administración, investigación y
operaciones, la psicología, la sociología y la ciencia política.
1.-) Enfoque técnico.
Las disciplinas que
contribuyeron al enfoque técnico son la ciencia de la computación (le concierne
el establecimiento de las teorías de la computación y los métodos de
computación entre otros), la de la administración (hace hincapié en el estudio
de modelos para la toma de decisiones) y la investigación de operaciones (se
enfoca hacia las técnicas matemáticas como los costos, el control de
inventario, etc.).
2.-) Enfoque conductual.
Se relaciona con las
cuestiones y problemas conductuales. Otras disciplinas del comportamiento
también juegan un papel importante. Los sociólogos se enfocan sobre el impacto
de los sistemas de información en el grupo. Las ciencias políticas investigan
los impactos políticos y los usos de los sistemas de información. La psicología
se interesa en las respuestas individuales a los sistemas de información
Este enfoque no ignora la
tecnología, pero el punto medular de este enfoque no se centra en las
soluciones técnicas, se concentra más bien en los cambios de actitudes, en las
políticas de administración y organización y el comportamiento.
3.-) Enfoque sociotécnico.
Ninguna perspectiva por sí
sola captura de manera eficaz la realidad de los sistemas de información. Los
problemas de los sistemas y sus soluciones son raramente por entero de tipo
técnico o conductual. Los componentes técnico y conductual requieren de
atención, esto significa que la tecnología debe ser cambiada y diseñada de tal
modo que se apegue a las necesidades institucionales e individuales. Las
instituciones y las personas también deben cambiar mediante la capacitación y
el aprendizaje con el objeto de permitir que la tecnología opere y prospere.
Capítulo 2 - Ejemplos de
sistemas de información.
Racionalización de los
procedimientos
Es la modernización de los
procedimientos normales de operación para maximizar las ventajas de la
computación y hacer más eficientes a los sistemas de información.
Símbolos empleados para
describir los sistemas de información
Cinco clases de símbolos son
importantes para la mayoría de las descripciones de sistemas:
Alimentación: Entrada por
teclado y dispositivos de digitalización, scanners, mouse, pantallas de tacto,
dispositivos para datos de vos, lectores ópticos, etc.
Procesamiento: Computadoras
Almacenamiento: Cinta
magnética, almacenamiento en línea, base de datos, disco óptico
Telecomunicaciones: Enlaces
como cable, línea telefónica o transmisión inalámbrica
Salida: Pantalla en línea,
documento, impresora.
Procesamiento por lotes y en
línea
En el procesamiento por
lotes las operaciones se acumulan y almacenan en grupo o lote, hasta el momento
cuando, a causa de un ciclo para dar información resulta eficiente o necesario
procesarlas.
En el procesamiento en
línea, el usuario alimenta las operaciones a un dispositivo directamente
conectado con el sistema de cómputo, en general las operaciones se procesan de
inmediato.
Las demandas de los negocios
determinan el tipo de procesamiento.
Los sistemas en lotes a
menudo usan la cinta como medio de almacenamiento, mientras que los en línea
emplean el almacenamiento en disco que permite un acceso inmediato a puntos
específicos de la información.
En los sistemas por lotes
las operaciones se acumulan en un archivo de operaciones que contienen todas
las operaciones para un lapso específico. Este archivo se usa para actualizar
un archivo maestro que contiene información permanente sobre estos temas.
En el procesamiento en
línea, las operaciones se alimentan de inmediato al sistema y éste normalmente
responde en la misma forma. El archivo maestro se actualiza de manera continua.
En el procesamiento en línea existe una conexión directa a la computadora para
la alimentación y la salida.
Tipos de sistemas
En la institución se tienen:
Sistemas de Soporte a
Ejecutivos (SSE) al nivel estratégico
Sistemas de Información para
la Administración (SIA) y Sistemas de Soporte para la toma de Decisiones (SSD)
al nivel de administración o gerencial
Sistemas de Trabajo de
Conocimiento (STC) y Sistemas de Automatización de Oficina (SAO) al nivel de
conocimientos
Sistemas de Procesamiento de
Operaciones (SPO) al nivel operativo.
Las instituciones cuentan
con muchos sistemas de información que sirven a los diferentes niveles y
funciones. Los sistemas de cada nivel se han especializado para servir a cada
una da las principales áreas funcionales.
1.-) Sistemas de
Procesamiento de Operaciones (SPO).
Dan servicio al nivel
operativo de la institución. Es un sistema computarizado que realiza y registra
las operaciones diarias de rutina necesarias para la operación de la empresa
(reservas de hoteles, pasajes, registro de clientes y embarques).
Las tareas, los recursos y
las metas del nivel operativo están previamente definidos y altamente
estructurados.
Si los SPO no operan bien la
institución fracasa en la recepción de los insumos del entorno.
Los SPO son los principales
generadores de información para otros tipos de sistemas.
Son el único lugar donde los
administradores obtienen evaluaciones inmediatas del funcionamiento de la
institución e información muy anterior al funcionamiento de la misma.
2.-) Sistemas de Trabajo del
conocimiento (STC).
Son sistemas de información
que ayudan a los trabajadores del conocimiento en la creación e integración de
nuevos conocimientos para la institución. Estos sistemas tales como estaciones
de trabajo de ingeniería o científicas para el diseño, promueven la creación de
nuevos conocimientos, aseguran que los nuevos conocimientos y experiencia
técnica sean integrados adecuadamente a la empresa. Las estaciones de trabajo
son poderosas computadoras de escritorio que combinan una resolución gráfica de
alta calidad, posibilidades analíticas y administración de documentos. En
general se utilizan en aplicaciones de ingeniería y diseño.
En general los trabajadores
del conocimiento son personas que tienen grados universitarios tales como
ingenieros, médicos, abogados y científicos.
3.-) Sistemas de
Automatización en la Oficina (SAO).
Sirven a las necesidades de
información en los niveles de conocimientos de la institución. Son sistemas
computarizados, como el procesador de palabra, correo electrónico y sistemas de
programación, que han sido diseñados para incrementar la productividad de los
empleados que manejan información en la oficina. Ayudan principalmente a los
trabajadores de la información.
En general tienen niveles
académicos menos formales y tienden a procesar más que a crear información. Son
principalmente secretarias, contadores, etc, cuyos puestos sirven
principalmente para emplear, manejar o distribuir información.
Los sistemas de
automatización de oficinas típicos manejan:
La administración
documental, a través de procesadores de palabra, archivamiento digital
La programación, mediante
agenda electrónica
La comunicación, a través
del correo electrónico o video conferencia.
4.-) Sistemas de Información
para la Administración. (SIA).
Sirven al nivel
administrativo de la institución.
Proporcionan a los
administradores informes y acceso en línea a los registros ordinarios e
históricos de la institución. Sirven principalmente a las funciones de
planeación, control y toma de decisiones al nivel de administración gerencial.
Toman la información obtenida de los SPO y la presentan en forma de resumen
rutinario y de informes de excepción. Emplean modelos muy sencillos para
presentar la información. Son orientados casi exclusivamente a hechos internos
y no externos.
5.-) Sistemas para el
Soporte a Decisiones (SSD).
Sirven al nivel
administrativo de la institución.
Los administradores emplean
los sistemas de soporte a decisiones para ayudarse en la toma de decisiones
semiestructuradas únicas o rápidamente cambiantes. Tienen capacidad de análisis
que permite que quien los usa emplee diversos modelos para analizar la
información. Estos sistemas dependen de la información interna de los SPO y de
los SIA y con frecuencia se sirve de información suministrada por fuentes
externas. Tienden a ser más interactivos.
6.-) Sistemas de Soporte
Gerencial (SSG).
Los emplean los directivos
para la toma de decisiones. Sirven al nivel estratégico de la institución,
dirigen las decisiones no estructuradas y crean un ambiente generalizado de
computación y comunicación en vez de proporcionara alguna aplicación fija o
capacidad específica. Están diseñados para incorporar información sobre eventos
externos tales como leyes fiscales o competidores nuevos. Obtienen información
resumida de los SIA y SSD internos.
Los SSG emplean el software
de gráficas más avanzado y pueden dar gráficas e información de muchas fuentes
de manera inmediata. Dan información a administradores cuando ésta se requiere
y de manera altamente interactiva.
No está diseñado para
resolver problemas específicos. Los SSG operan de manera más abierta
Interacciones entre los
sistemas
Los diversos tipos de
sistemas en la institución no operan de manera independiente. Más bien existen
interdependencias entre los sistemas. Los SPO son fuertes generadores de
información que se requieren en los demás sistemas, los que a su vez producen
información para otros sistemas. Estos distintos tipos de sistemas están
enlazados débilmente en la mayoría de las instituciones.
Capítulo 3 - Sistemas
estratégicos de información (SEI)
Los sistemas estratégicos de
información cambian las metas, operaciones, productos o relaciones con el
entorno de las instituciones para ayudarlas a ganar ventaja sobre la
competencia. A menudo cambian a la institución así como a los productos,
servicios y procedimientos internos, llevándola a nuevos patrones de
comportamiento. Las instituciones pueden requerir de un cambio en sus
operaciones internas para sacar ventaja de las nuevas tecnologías de los
sistemas de información.
Estos sistemas emplean la
información y los otros sistemas internos como ayuda para eliminar la
competencia.
Es un sistema complementario
del SSG.
Como se puede emplear para
obtener ventajas competitivas
Es necesario primero
entender dónde podrían encontrarse las ventajas estratégicas para la empresa.
Pueden ayudar a la empresa a
superar a la competencia de diversas maneras, por ejemplo desarrollando nuevos
productos o servicios, apuntar a diversos nichos de mercado, evitar que los
clientes o proveedores cambien a la competencia y proporcionar productos o servicios
a costos menores.
Modelos
Dos modelos de empresa y su
entorno han sido utilizados para identificar áreas en donde los sistemas de
información puedan proporcionar ventajas sobre la competencia. Estos son:
Modelo de fuerzas competitivas. Modelo
empleado para describir la interacción de las amenazas y oportunidades externas
que afectan a la estrategia de la empresa y su capacidad para competir. La
ventaja competitiva puede alcanzarse al estimular la capacidad de la empresa de
tratar con clientes, proveedores, productos y servicios sustitutivos y nuevos
concurrentes a su mercado. La empresa puede usar 4 estrategias competitivas:
Diferenciación de producto.
Estrategia competitiva para crear lealtad hacia la marca al desarrollar
productos nuevos y únicos que no pueden ser duplicados fácilmente.
Diferenciación orientada.
Estrategia competitiva para desarrollar nuevos nichos de mercado en donde una
empresa pueda competir en el área objeto mejor que sus competidores.
Costos de cambio. El gasto
de un cliente al perder tiempo y recursos cuando se cambia de un sistema o un
proveedor al sistema o proveedor de la competencia.
Transformarse en productor
de bajos costos. Las empresas pueden producir bienes y servicios a un precio
menor que sus competidores sin sacrificar la calidad y el nivel de servicio.
Modelo de la cadena de valor. Este modelo
contempla a la empresa como una serie o cadena de actividades básicas que
añaden un margen de valor a los productos o servicios de la empresa. Estas
actividades pueden clasificarse en primarias o de apoyo.
Las actividades primarias
están relacionadas con la producción y la distribución de los productos y
servicios de la empresa que crean valor para el cliente (logística interna o
externa, almacenamiento de materiales para su distribución.
Las actividades de apoyo
hacen posible la concurrencia de las actividades primarias y consisten en la
infraestructura de la institución (administración y dirección), recursos
humanos (contratación y capacitación), tecnología (mejorar los procesos) y
abastecimiento (adquisición de insumos).
Sistemas
Interinstitucionales y Mercados Electrónicos
Los sistemas que se enlazan
a una empresa con sus clientes, distribuidores o proveedores se llaman sistemas
interinstitucionales porque automatizan el flujo de información a través de las
fronteras de las instituciones.
Los sistemas
interinstitucionales que proporcionan servicios a diferentes instituciones al
integrar muchos vendedores y compradores crean un mercado electrónico. Mediante
computadoras y telecomunicaciones, estos sistemas funcionan como intermediarios
electrónicos
Sistemas para abatir costos
Sistemas de información
estratégicamente orientados facilitan las operaciones internas, el control
administrativo, la planeación y el personal. Ayudan a las empresas a abatir de
manera significativa sus costos internos, permitiéndoles dar productos y
servicios a menores precios que los de sus competidores.
Implicaciones para los
administradores y las instituciones
Los sistemas de información
pueden tener implicaciones estratégicas para las operaciones internas de la
institución y que pueden alterar los balances críticos con los factores
externos del medio ambiente, como los nuevos productos y servicios, los
clientes y los proveedores. Estos cambios estratégicos alteran la ventaja
competitiva de la empresa.
Los sistemas de información
pueden contrarrestar las fuerzas de la competencia al encerrar a los clientes y
proveedores. Estos sistemas pueden hacer que los costos de cambiar de un
producto a otro resulten prohibitivos para los clientes.
Administración de las
transiciones estratégicas
Movimiento entre los niveles
de los sistemas sociotécnicos. Se requiere con frecuencia cuando se adoptan
sistemas estratégicos que necesitan cambios en los elementos sociales y
tecnológicos de la institución.
Capítulo 4 - Los Sistemas de
Información y las Instituciones.
La relación entre las
instituciones y los sistemas de información
La relación entre la
tecnología de información y las instituciones es compleja y las
interpretaciones de estas relaciones son controvertidas.
Los sistemas de información
y las instituciones ejercen entre sí una influencia mutua. La tecnología de los
sistemas de información tendrá un impacto diferente en los distintos tipos de
instituciones.
La relación biunívoca entre
las instituciones y la tecnología de información se ve medida por diversos
factores que condicionan las decisiones para que estas sean o no tomadas por
los administradores. Entre los factores que median en las relaciones se tiene
la cultura organizacional, la burocracia, la política, modas en los negocios y
la pura casualidad.
Qué es una institución?
Definición técnica.
Es una estructura social
estable y formal que toma los recursos del medio ambiente y los procesa para la
obtención de productos.
El capital y el trabajo son
los factores primarios de la producción que son proporcionados por el medio
ambiente. La institución transforma a estos insumos en productos y servicios
mediante una función de producción, un proceso que transforma el capital de
trabajo en productos.
Las instituciones son
formales por ser entidades legalmente constituidas y deben apegarse a las
leyes.
Tienen reglas y
procedimientos internos. Las instituciones son estructuras sociales porque son
un conjunto de elementos sociales.
Definición conductual.
Es un conjunto de derechos,
privilegios, obligaciones y responsabilidades que conservan un equilibrio
dedicado a lo largo del tiempo mediante el conflicto y la resolución de este.
Las personas que trabajan en las instituciones desarrollan formas habituales de
trabajo y hacen convenios con los subordinados y jefes sobre como ha de
realizarse el trabajo y bajo que condiciones. La mayoría de estos convenios no
se presentan de manera formal.
Las definiciones técnica y
conductual de las instituciones no son contradictorias, se complementan. La
definición técnica dice como las empresas combinan capital, trabajo y
tecnología de información, mientras que el modelo conductual nos lleva dentro
de la empresa individual para ver como empresas específicas emplean el trabajo y
el capital para la obtención de sus productos.
Características comunes de
las instituciones
Estas características
organizacionales son los factores de mediación que influyen en la relación
entre las instituciones y la tecnología de la información.
Son características “ideales
típicas” de las instituciones. Fueron denominadas burocracias (institución
formal) que tienen ciertos atributos estructurales tales como:
Clara división del trabajo
Jerarquía
Reglas y procedimientos
explícitos
Juicios imparciales
Calificaciones técnicas para
los puestos
Eficiencia máxima de tipo
organizacional
Procedimientos normales de
operación.
Las instituciones eficientes
producen un número limitado de productos y servicios al seguir rutinas
establecidas. En este período el personal desarrolla reglas, procedimientos y
prácticas razonablemente precisas llamadas procedimientos estándar de operación
(PEO) para enfrentar todas las situaciones virtualmente esperadas. Algunas
reglas se ponen por escrito como procedimientos formales, pero la mayoría son
reglas prácticas para ser seguidas en determinadas situaciones.
Cualquier cambio en los PEO
requiere de un gran esfuerzo organizacional.
Políticas institucionales.
Las instituciones están
ordenadas de manera que las personas ocupen diferentes posiciones. Entre estas
hay diferencias en intereses y especialidades, y estas diferencias son
importantes para los miembros de la institución ya que por estas se producen
conflictos políticos, rivalidades y dificultades. La política es una parte normal
de la vida institucional.
Una de las grandes
dificultades de lograr cambios en las instituciones referentes a desarrollos de
nuevo sistemas de información es la resistencia política a cualquier cambio
organizacional importante que pueda ocurrir. Los cambios importantes son los
que directamente afectan a quién hace qué a quién, cuando y como.
Cultura organizacional.
Es el conjunto de supuestos
fundamentales sobre que es lo que la institución debe producir, como obtener
dichos productos, donde y para quien. Estos supuestos rara vez aparecen
publicados o se mencionan.
La cultura organizacional es
una poderosa fuerza unificadora, que limita el conflicto político y promueve la
comprensión mutua, los acuerdos en los procedimientos y las prácticas comunes.
Si todos comparten los mismos supuestos culturales, entonces se facilitan los
acuerdos sobre otras cuestiones.
La cultura organizacional es
un poderoso freno al cambio, en especial el de carácter tecnológico. Cualquier
cambio se encontrará con una fuerte resistencia.
Características únicas de
las instituciones.
Algunas características
varían de una institución a otra, aun cuando todas las instituciones tienen
características comunes, no existen dos de ellas que sean idénticas
Diferentes tipos de
instituciones.
Según Mintzberg se
identifican 5 tipos principales de instituciones:
Estructura de emprendedores. Son
instituciones con estructuras muy sencillas. Empresa joven y pequeña en un
medio ambiente de cambio rápido dominada por un inversionista y administrada
por un solo director general. Los sistemas de información están pobremente
planeados.
Máquina burocrática. Gran burocracia
organizada en divisiones funcionales que centraliza la toma de decisiones,
produce productos estándar y se da en un entorno de cambios lentos. Los
sistemas de información tienden a ser de base macrocomputacional, están bien
planeados pero en general se limitan a la contabilidad, finanzas, planeación
sencilla y aplicaciones administrativas.
Burocracia divisionalizada. Combinación de
muchas máquinas burocráticas. Cada una produce un producto o servicio distinto,
bajo una matriz. Los sistemas de información son elaborados y complejos.
Burocracia profesional. Institución basada en
el conocimiento, como un despacho de abogados o un hospital que es regida por
jefes de departamentos con una autoridad centralizada y débil. Opera en un
medio ambiente que cambia lentamente. En general los sistemas son primitivos
centralizados de información, contabilización del tiempo y facturación por los
servicios profesionales. Tienen sistemas muy sofisticados del trabajo de
conocimiento para profesionales.
Adhocracia. Tipo de organización basada en la
fuerza de tarea, como la existente en una institución de investigación que está
diseñada para responder a los cambio rápidos del entorno y se caracteriza por
gran número de especialistas organizados en fuerzas multidisciplinarias de
tarea de vida corta. Los sistemas de información tienen un desarrollo pobre,
pero en general son muy avanzados a nivel de fuerzas de tarea en donde los
expertos construyen sus sistemas que son únicos para funciones muy estrechas.
Medios ambientes.
Las instituciones tienen
diversos medios ambientes y éstos ejercen una poderosa influencia en la
estructura organizacional. Las instituciones en entornos muy cambiantes se
parecen más a las adhocracias. Las instituciones en entornos más estables
tienden hacia las máquinas burocráticas.
La mayoría de las
instituciones no se adapta bien a los grandes cambios ambientales, el conflicto
político emanado del cambio potencial y la amenaza a valores culturales suelen
inhibir a las instituciones para hacer cambios significativos para enfrentar un
medio ambiente cambiante.
La tecnología es un factor
ambiental que continuamente amenaza el orden establecido. Los cambio
tecnológicos ocurren de manera tan radical que constituyen una discontinuidad
tecnológica, una ruptura profunda en la práctica del sector. Tecnologías que
cambian rápidamente como la información son una amenaza para las instituciones.
Otras diferencias entre
instituciones.
Las estructuras difieren en
cuanto a sus objetivos últimos y los tipos de poder empleados para alcanzarlos.
Las características comunes
y únicas de las instituciones ejercen una influencia poderosa sobre cómo puede
ser la tecnología de información y como será empleada en ellas. Probablemente
sea un error concluir que los sistemas de información tendrán ciertos impactos
específicos sobre todas las instituciones, depende mucho de una gran cantidad
de otros factores no tecnológicos.
Niveles de análisis.
En todas las instituciones
existen niveles, pero cada institución es distinta de las otras en términos de
lo que son los niveles, quien los ocupa, y que tareas se asignan a los
distintos niveles.
A los niveles de
organización individual y de grupo pequeño, los sistemas de organización se
apegan a una tarea, puesto o proyecto individual.
A los niveles departamental
o divisional, los sistemas de información tienen que ver con una función, un
producto o servicio particular de la empresa.
A los niveles
institucionales, interinstitucionales y de redes de instituciones, los sistemas
de información dan soporta a productos, servicios y objetivos múltiples y
facilitan las alianzas y la coordinación entre dos distintas instituciones o
grupos de éstas.
Cómo afectan las
instituciones a los sistemas de información.
Las instituciones tienen un
impacto en los sistemas de información debido a las decisiones tomadas por los
administradores y los empleados. Los administradores deciden sobre el diseño de
los sistemas, también emplean la tecnología de la información. Son quienes
determinan quien construye y opera los sistemas y quienes proporcionan los
argumentos para construir los sistemas.
El papel que desempeñan los
sistemas de información.
Las instituciones tienen un
impacto directo sobre la tecnología de la información al tomar decisiones sobre
como será empleada y que papel desempeñará en la institución.
Las últimas cinco décadas
han visto pasar cambios en las configuraciones técnicas y organizacionales de
los sistemas. Pasó de realizar unas cuantas funciones críticas en los años
cincuenta a dar un servicio a lo ancho de la empresa en los noventa.
El paquete de Cómputo.
El paquete de cómputo se
compone de tres elementos distintos:
Una unidad formal de la institución, o la
función llamada departamento de sistemas de información. El grupo de sistema de
información opera como un poderoso agente de cambio en la institución,
sugiriendo nuevas estrategias de negocios y nuevos productos con base en la
información. La dimensión del departamento de sistemas puede variar mucho,
dependiendo de papel de los sistemas de información en la institución y del
tamaño de la misma.
Especialistas de sistemas de información,
como programadores, analistas de sistemas, líderes de proyecto y los
administradores de sistemas de información. También participan especialistas
externos como fabricantes consultores, fabricantes y proveedores de hardware.
La tecnología en sí, el software y el
hardware.
Por qué se construyen los
sistemas de información.
Evidentemente las
instituciones adoptan sistemas de información para ser mas eficientes, pero
esta no es la única razón.
Los sistemas son construidos
con la idea de eficiencia implícita, han alcanzado una importancia vital porque
permiten permanecer activos en los negocios
Las instituciones han
buscado los beneficios competitivos de los sistemas.
En otros casos los sistemas
de información se construyen a causa de ambiciones de diversos grupos dentro de
la institución.
En algunos casos se
construyen a causa de los cambios ambientales en donde se incluyen los cambios
en las legislaciones gubernamentales
Pero es cierto que las
instituciones adoptan los sistemas de información por dos factores:
Los factores ambientales. Son factores
externos a la institución, que influyen en la adopción y el diseño de los
sistemas de información.
Los factores institucionales. Son factores
internos de la institución, que influyen en la adopción de los sistemas de
información tales como control sobre los procesos de inventarios más estrictos.
Impacto de los sistemas de
información en las instituciones.
Algunos investigadores basan
su trabajo en la microeconomía mientras que otros toman un enfoque conductual.
Teorías económicas.
Es el estudio de asignar los
recursos escasos en mercados en donde operan miles de empresas competidoras.
La teoría más extendida de
cómo la tecnología de información afecta a miles de empresas es el modelo
microeconómico. La tecnología de los sistemas de información se ve como un
factor de la producción que puede sustituir libremente capital y trabajo.
En teoría microeconómica la
tecnología de información debería tener como resultado el decremento del número
de gerentes medios y de empleados a medida que la tecnología de información
sustituye su trabajo.
La teoría del costo de las
operaciones se basa en la noción de que una impresa incurre en costos cuando
copra en el mercado lo que ella misma no fabrica. Afirma que las empresas
existen porque pueden efectuar operaciones en el mercado internamente de manera
más barata de lo que pueden hacerlo con empresas externas en el mercado. Las
empresas incrementan sus dimensiones para poder disminuir el costo de sus
operaciones.
La tecnología de la
información pudo ayudar a las empresas a bajar el costo de participación en los
mercados, haciendo que valiera la pena para las empresas contratar proveedores
externos en vez de emplear fuentes internas de abastecimiento.
La teoría de los agentes la
empresa se contempla como un conjunto de contratos entre personas interesadas
personalmente en vez de cómo una entidad unificada de maximización de
utilidades.
Este factor introduce costo
de administración o costo de agentes. A medida que la empresa crece en tamaño
los costos de operación crecen porque los dueños deben gastar más.
La tecnología de
información, al reducir los costos de adquisición y de análisis de la
información, permite a las institución reducir sus costos globales de
administración.
Teorías del comportamiento.
Las teorías conductivas
tomadas de la sociología, psicología y la ciencia política describen el
comportamiento de las empresas y los administradores individuales.
De acuerdo con la teoría de
la decisión y el control, la función de la institución es tomar decisiones bajo
condiciones de incertidumbre y riesgo. Los administradores nunca tienen la
información y el conocimiento completo por lo que no pueden analizar todas las
alternativas, para lo cual deben incorporar a la estructura personal medio
donde su función se centralice en la toma de decisiones.
La tecnología de la
información podría suplir estas funciones permitiendo la distribución de la
información desde los niveles inferiores sin la intervención de ninguna
gerencia.
La teoría sociológica afirma
que las instituciones desarrollan estructuras burocráticas, jerarquizadas y
procedimientos de operación para enfrentar a los entornos inestables y que las
instituciones no pueden cambiar las rutinas cuando cambia el medio ambiente.
Las instituciones pueden
decidir si centralizar o descentralizar el poder.
Muchas instituciones buscan
acumular información sobre unidades operativas y desarrollar personal
corporativo para propósitos de planeación y de control.
La teoría posindustrual
afirma que la transformación de los países industriales avanzados hacia
sociedades posindustriales crea instituciones más planas dominadas por los
trabajadores del conocimiento, en donde la toma de decisiones es más
descentralizada.
La tencología de la
información debe conducir hacia instituciones ligadas por redes trabajando por
fuerzas de tarea en donde los grupos de profesionistas se juntan por períodos
de tiempo para lleva a cabo una tarea específica.
La teoría cultural afirma
que la tecnología de información debe encuadrarse dentro de la cultura de la
institución o la tecnología no será adoptada.
La tecnología de información
puede amenazar o bien apoyar a la cultura organizacional.
La teoría política describe
a los sistemas de información como el resultado de la competencia política
entre subgrupos en las instituciones por la influencia sobre las políticas,
procedimientos y recursos de la institución.
Resistencia al cambio de las
instituciones.
La resistencia institucional
es la causa de que muchos sistemas fracasen. Estas resistencias son:
Las instituciones adoptan el
cambio sólo cuando deben hacerlo, ellas no innovan a menos que exista un cambio
sustancial en el medio ambiente.
Fuerzas sustanciales
resistentes al cambio están arraigadas en las estructuras, valores y grupos de
interés en la institución.
La innovación en la
institución es difícil y compleja de alcanzar. Implica más que sólo la compra
de tecnología.
La tecnología no hará el
trabajo por las personas, para que los sistemas de información trabajen
adecuadamente es necesario manejar el proceso de manera activa, ajustar la
tecnología a la situación y aceptar la responsabilidad del éxito y el fracaso.
Ningún sistema toma estos
factores en cuenta. Los factores organizacionales centrales son:
El medio ambiente
La estructura organizacional
La cultura y la política
El tipo de institución
El grado de apoyo y la
comprensión de la alta dirección
El nivel de la institución
que opera el sistema
Los principales grupos de
interés afectado por el sistema
Los tipos de tareas y
decisiones que deben ser apoyados por el sistema
Los sentimientos y actitudes
La historia de la
institución
Capítulo 5 - Toma de
Decisiones
Introducción a la toma de
Decisiones.
Niveles en la toma de
decisiones
Existen cuatro categorías:
La toma estratégica de decisiones determina
los objetivos, recursos y políticas de la institución. En esta categoría surge
el problema de la predicción del futuro de la institución y su entorno y
ajustar las características de aquella a éste.
La toma de decisiones para el control
administrativo se refiere a qué tan eficaz y eficientemente se emplean los
recursos y qué tan bien se desempeñan las unidades operativas.
La toma de decisiones a nivel de conocimiento
trata con la evaluación de nuevas ideas para los productos y servicios, las
maneras de comunicar nuevos conocimientos y formas de distribuir información.
La toma de decisiones para el control
operativo determina como llevar a cabo las tareas específicas establecidas por
quienes toman decisiones a niveles de media y alta gerencia, la determinación
de qué unidades en la institución deberán llevar a cabo las tareas,
estableciendo criterios para su conclusión y la utilización de los recursos y
la evaluación de los resultados.
Tipos de decisiones:
estructuradas vs. no estructuradas
Para cada uno de estos
niveles Simon clasificó las decisiones como no estructuradas a aquellas en las
que quien toma las decisiones debe proporcionar los criterios, la evaluación y
los puntos de vista para la definición del problema. Estos tipos de decisiones
son nuevas, importantes y no rutinarias y no existe un procedimiento bien
aceptado para tomarlas. Las estructuradas son repetitivas, rutinarias e
implican un procedimiento definido para tomarlas de manera que no se las
consideras nuevas a cada una.
Tipos de decisiones y tipos
de sistemas
El personal operativo se
enfrenta a problemas más o menos estructurados. Quienes hacen la planeación
estratégica hacen frente a problemas altamente no estructurados. Muchos de los
problemas encontrados por los trabajadores del conocimiento son también no
estructurados. Sin embargo en cada nivel organizativo existen problemas
estructurados y no estructurados.
Actualmente la mayoría de
las excitantes aplicaciones ocurren en las áreas administrativas, del
conocimiento y de planeación estratégica, donde los problemas son semi o no
estructurados.
Etapas en la toma de
decisiones
Simon (1960) describió
cuatro etapas en la toma de decisiones:
La inteligencia implica identificar los
problemas. Se recopila información para informar a los administradores qué tan
bien se desempeña la institución y para hacerles saber dónde se presentan los
problemas. Los SIA pueden ser útiles en el proceso de identificación.
En el diseño, la persona diseña las posibles
soluciones a los problemas, propone alternativas, de manera que el
administrador decida si una solución en particular es o no apropiada. Los SSD
son utilizados en esta etapa.
Selección, consiste en elegir entre las
alternativas propuestas. En este caso, un administrador puede usar las
herramientas de información que calculen las consecuencias, costos y
oportunidades proporcionadas por cada alternativa. También se ayudan con los
SSD
La implantación, los
administradores pueden usar un sistema de información que emita informes
rutinarios sobre el progreso de una solución específica. El sistema también
informará sobre algunas de las dificultades que surjan, indicará restricciones
a los recursos y podrá sugerir ciertas posibles acciones de mejora. Se apoyan
en los SIA.
Capítulo 6 - Las
computadoras y el procesamiento de la información
Configuración de sistemas
Un sistema de cómputo está
integrado por un procesador central y otros cuatro dispositivos de hardware.
El procesador central
contiene componentes que manejan la información para ponerla de manera más útil
y controla las otras partes del sistema de cómputo.
Los dispositivos de
almacenamiento o memoria secundaria (discos magnéticos, cintas) alimentan los
datos y los programas en el procesador central y los almacenan para su uso
posterior.
Los dispositivos de entrada,
como teclados, scanners, mouse, transforman los datos y las instrucciones a una
forma electrónica para alimentarla a la computadora.
Los dispositivos de salida,
como las impresoras y terminales de pantalla de video, transforman los datos
electrónicos producidos por el sistema de cómputo y los muestran de manera que
las personas lo entiendan.
Los dispositivos de
comunicación ayudan al control de las comunicaciones entre el procesador
central, los dispositivos de entrada y salida y los usuarios finales.
Bits y bytes.
La máquina opera con
magnetización y desmagnetización.
Para magnetizar se necesita
algún elemento que recibirá un impulso eléctrico. De esa manera se están
logrando dos propósitos, magnetizar ordenando todo aquello que desde el punto
de vista de información computarizada se encuentra en él.
Cuando ese campo es
magnetizado operan dos circunstancias, toda aquella información que a su vez es
ordenada y que debe ser activada se va a transformar en:
1 - información con sentido
0 - información sin sentido
Esto funciona a través del
sistema binario. Se magnetiza a la vez que se ordena
Todo lo que se está
procesando, circulando, lo que conforma la CPU y la función que cumple todas
aquellas unidades que están preparadas para el almacenamiento, trabajan con el
0 y el 1.
La mínima unidad de
almacenamiento ya sea transitorio o definitivo se llama bit. El bit solo no
dice nada, solo ocupa espacio. Bit x 8 = byte.
La mínima unidad de
información se denomina byte.
Un bit puede informar un
carácter alfabético o un carácter especial, mientras que un byte puede informar
una letra o un número.
El verdadero binario no
puede ser usado en una computadora porque además de representar números una
computadora debe permitir la representación de caracteres alfabéticos y otros
símbolos tales como & y $. Por ello se desarrolló los códigos binarios
estándar.
Existen códigos comunes
EBCDIC (código binario que representa todo número carácter alfabético o
especial con 8 bits) y ASCII (código binario de 7 u 8 bits empleado en la
transmisión de datos, en microcomputadoras y algunas computadoras mayores).
En su uso real EBCDIC y
ASCII también contienen un noveno bit suplementario de paridad o verificación.
Las computadoras se construyen con una paridad par o paridad impar. En una
máquina de paridad par, la computadora espera que el número de bits en on en un
byte siempre sean pares.
Pixel
Es la unidad más pequeña de
datos para definir una imagen en una computadora. La computadora reduce un
cuadro a una malla de pixeles. El término pixel viene de picture element.
Velocidad de procesamiento
El momento que requiere un
procesador para ejecutar una instrucción o completar un ciclo de máquina es
medido en unidades únicas de tiempo. Estas oscilan entre microsegundos,
nanosegundos y picosegundos.
La velocidad en términos
absolutos, se mide en función de cantidad de pulsos por palabra y depende de su
tamaño.
Los dispositivos de almacenamiento
secundario operan a velocidades de milisegundo (milésimos de segundo).
Una computadora de nivel
medio opera a velocidades de microsegundos (un millonésimo de segundo).
Una unidad central de
proceso de una macrocomputadora opera a velocidades de nanosegundos (mil
millonésimas de segundo).
Almacenamiento - Memoria -
Tamaño
La información se almacena
en forma de 0 y 1 (dígitos binarios o bits) enlazados para formar bytes. Un
byte puede ser usado para almacenar un carácter como una letra.
Mil bytes se denomina
kilobyte (1024 posiciones de almacenamiento) empleado como medida de capacidad
de almacenamiento en las microcomputadoras.
Un millón de bytes se
denomina megabyte, unidad de capacidad en el almacenamiento de una computadora.
Mil millones de byte se
denomina gigabyte, unidad de capacidad de almacenamiento de una computadora.
Problemas de coordinación en
el software de computadora
Una unidad central de
proceso puede procesar información infinitamente más rápido que el tiempo que
se tarda la impresora en imprimirlo.
Es necesario colocar
memorias adicionales y dispositivos de almacenamiento entre la unidad central
de proceso y la impresora, de manera que la unidad central de proceso detenga
el procesamiento de más información a medida que espera a que la impresora
opere.
El CPU y el almacenamiento
primario
Es parte del procesador
central, es el área del sistema de cómputo donde se lleva a cabo el manejo de
los símbolos, números y letras. Está integrado por:
Almacenamiento Primario.
Una unidad de control.
Una unidad aritmético lógica.
Almacenamiento Primario.
El almacenamiento primario
tiene tres funciones. Almacena todo o parte del programa que está siendo
ejecutado. También se almacenan los programas del sistema operativo que
administran la operación de la computadora. Finalmente, el almacenamiento
guarda datos que están siendo usados por el programa.
El tamaño del procesador
refiere de manera directa a la capacidad de almacenamiento primario.
La memoria primaria o
principal puede describirse en términos de ROM o RAM.
La memoria ROM o de lectura,
contiene programas y datos permanentes, diseñados, desarrollados e instalados
por el fabricante en el procesador. Los contenidos de la memoria ROM pueden accederse
y usarse, pero no pueden ser modificados. Quien reside allí es el sistema de
base (sistema operativo, su utilización es para que ponga el sistema en
funcionamiento). Todo el contenido en la memoria ROM es el soft residente.
La memoria RAM o de lectura
y acceso, es la memoria principal de los usuarios para almacenar sus datos y
programas, accederlos y modificarlos dado que no tiene características de
permanente. Se vincula con el sistema de aplicación del usuario por la
propiedad que puede ser leído y modificado.
Estas memorias aparecen como
base de arquitectura, es una necesidad.
Unidad de control
Dirige y coordina a todo el
sistema de procesamiento, ejecutando las instrucciones de los programas y
supervisando el flujo de los datos que circula por la unidad de memoria
principal o primaria. Es quien le va a dar la posibilidad de que ello se
realice un forma exitosa en la unidad de control.
Unidad aritmética lógica
Tiene a su cargo dos
funciones necesarias. Una lógica que toma todo lo que ingresa en la memoria
principal y la chequea controla desde el punto de vista unitario tratando de
interpretar lo que ingresó. Si es una instrucción dirá que se aplique, si es un
dato dirá que se procese. La otra aritmética, realiza funciones de suma, resta,
las funciones de multiplicación y división las va a realizar a través de sumas
y restas sucesivas.
La evolución del hardware de
la computadora
Han ocurrido cuatro etapas
muy importantes o generaciones de computadoras en la evolución del hardware de
computadora, cada una distinguiéndose por una tecnología diferente para los
componentes que llevan a cabo el procesamiento.
La primera y la segunda
generación se basaban en la tecnología del bulbo y el transistor, mientras que
la tercera y cuarta generación se basaron en la tecnología de los
semiconductores.
Microprocesadores
Tecnología de circuitos
integrados a gran escala que integran la memoria de la computadora, la lógica y
el control en un solo chip.
Macrocomputadoras, minis,
micros y supercomputadoras
Una macrocomputadora o
mainframe es la categoría mayor de computadora clasificada como poseedora de
una memoria en RAM desde 30 megabytes hasta 1 gigabyte.
Una minicomputadora es una
computadora de nivel mediano poseedora de una memoria RAM desde 10 hasta 650
megabytes.
Una microcomputadora son las
empleadas como máquinas personales poseen una memoria RAM de 640 kilobytes
hasta 64 megabytes.
Una supercomputadora es una
computadora muy sofisticada y muy poderosa que puede ejecutar muy rápido
operaciones de alta complejidad.
Estaciones de trabajo
Es una computadora de
escritorio con poderosas capacidades en gráficas y de carácter matemático y con
la capacidad de realizar varios trabajos a la vez.
Reducción de tamaño y
procesamiento cooperativo
El proceso de transferir
aplicaciones de las computadoras más grandes a las más pequeñas se llama
reducción. Tiene muchas ventajas, el costo, su mantenimiento y su uso.
El procesamiento cooperativo
es un tipo de procesamiento que divide el trabajo de procesamiento por
aplicaciones y tipo de operaciones entre las macro y microcomputadoras.
Almacenamiento secundario
Debido a la cantidad de
almacenamiento que se necesita es preciso contar con el apoyo de
almacenamientos auxiliares tales como:
Cinta magnética, medio de
almacenamiento secundario barato y relativamente estable en donde grandes
volúmenes de información se almacenan de manera secuencial por medio de
segmentos magnetizados y no magnetizados de cinta.
Disco magnético, se conoce
típicamente como un dispositivo de acceso directo. Es un medio de
almacenamiento secundario en que se guarda la información por medio de puntos
magnetizados. Existen dos tipos de discos magnéticos: los disquetes o floppys
(utilizados en las microcomputadoras) y los discos duros (se emplean en los
tambores de discos comerciales y en las microcumputadoras).
Discos ópticos, almacenan
datos de densidades mucho mayores. Es para memoria únicamente leída.
Dispositivos de entrada
L entrada es donde se inicia
todo el proceso de información. La materia prima de la información son los
datos.
Los datos de una transacción
se ingresan al sistema por 2 formas:
Forma diferida o en lotes
Forma directa o en tiempo real.
Métodos de entrada
El teclado, es la forma más común de
introducir los datos al sistema. Hay dos modalidades
Teclado-Almacenamiento, los datos ingresados
van a un soporte (escala intermedia)
Teclado-Sistema, denominado también teclado
directo, los datos son tecleados mediante una estación de trabajo conectada
directamente al sistema de procesamiento.
Lectura de caracteres, denominados también
automatización de datos fuentes. La lectura puede ser:
Lectura óptica.
Lectura magnética, aquí el documento debe
tener un área que es magnetizable.
La diferencia entre ambas
está en la herramienta técnica utilizada.
Otros métodos, existen otro métodos de
entrada.
microfilm para entrada a computadora
imágenes
teclados tipo calculadora
ratón
tabletas digitalizadoras
esferas de pista
tacto
vos
terminales manuales.
Dispositivos de salida.
Los principales dispositivos
de salida son la terminal de tubo de rayos catódicos (TRC) y las impresoras.
Entre otros dispositivos de
salida se encuentra los dispositivos de salida de voz que transforma la salida
de datos en palabras habladas.
Multimedia
Es la tecnología que
facilitan la integración de dos o más tipos de medios como texto, imagen,
sonido, video o animación en una aplicación de computadora.
Capítulo 7 - Software de los
sistemas de información
El software es el conjunto
de instrucciones detalladas que controlan la operación de un sistema de
cómputo. Las funciones del software son:
Administrar los recursos de cómputo de la
institución
Proporcionar las herramientas a los seres
humanos para que aprovechen estos recursos
Actuar como intermediario entre las
instituciones y la información almacenada.
Programas de software
Es un conjunto de argumentos
o instrucciones para la computadora.
El concepto de programa
almacenado significa que el programa debe almacenarse en la memoria primaria de
una computadora junto con los datos requeridos con el objeto de ejecutarlos o
hacer que las instrucciones sean llevadas a cabo por la computadora.
Principales tipos de
software
Existen tres tipos, y cada
uno realiza una función diferente:
Software del sistema. Es un conjunto de
programas generalizados que administran los recursos de la computadora, como la
unidad central de proceso, los dispositivos de comunicaciones y los
dispositivos periféricos.
Software de aplicación. Se refiere a los
programas que son escritos para o por usuarios para aplicar la computadora a
una tarea específica.
Software de usuario final (o lenguajes de
cuarta generación). Consiste en herramientas de software que permiten el
desarrollo de algunas aplicaciones directamente por los usuarios finales y sin
los programadores profesionales.
El software del sistema
Coordina las distintas
partes del sistema de cómputo y sirve como mediación entre el software de
aplicación y el hardware de la computadora.
El software del sistema que
administra y controla las actividades y recursos de la computadora se llama
sistema operativo.
Funciones del sistema
operativo
Un sistema operativo realiza
tres funciones:
Define y asigna los recursos del sistema.
Supervisa las entradas y salidas y controla las comunicaciones.
Programa el uso de recursos y trabajos de
cómputo
Hace el seguimiento de las actividades del
sistema de cómputo
Multiprogramación
Es un método para ejecutar
dos o más programas empleando la misma computadora. El CPU sólo ejecuta un
programa, pero puede dar servicio a las necesidades de entrada y salida de
otros al mismo tiempo. Se cuenta con un procesador en el cual se operan más de
una aplicación.
Multitareas
Se refieren a la
multiprogramación en los sistemas operativos individuales como los que se usan
en las microcomputadoras. Una persona puede ejecutar dos o más programas de
manera concurrente en una sola computadora.
Almacenamiento virtual
El almacenamiento virtual
maneja los programas más eficientemente porque la computadora los divide en
pequeñas porciones de longitud fija o variable, almacenando sólo una pequeña
porción del programa en la memoria primaria a la vez.
Proporciona ventajas:
La memoria primaria se utiliza a mayor
capacidad. Muchos más programas pueden estar en la memoria primaria porque sólo
una página de cada programa reside en ella
Los programadores ya no tienen que
preocuparse acerca del tamaño del área de la memoria primaria.
Tiempo compartido
Es una capacidad de un
sistema operativo que permite que muchos usuarios compartan simultáneamente los
recursos de procesamiento de la computadora. Se diferencia de la
multiprogramación en que el CPU emplea una cantidad fija de tiempo en un
programa antes de moverse al siguiente.
Multiproceso
Es un sistema operativo que
ejecuta dos o más instrucciones en forma simultánea en un solo sistema de
computación utilizando más de una Unidad Central Procesadora.
Traducción de lenguaje y software
de utilerías
El código fuente son
instrucciones de programa escritas en un lenguaje de alto nivel antes de ser
traducidas a lenguaje de máquina.
Un compilador es un software
especial de sistemas que traduce un lenguaje de alto nivel a un lenguaje de
máquina para su procesamiento por la computadora.
Los código objeto son
instrucciones de programa que han sido traducidas a lenguaje de máquina para
que puedan ser ejecutadas por la computadora.
El intérprete es un lenguaje
traductor especial que traduce toda instrucción de código fuente a código de
máquina y ejecuta una a la vez.
Los programas de utilería
son software de sistemas que consisten en programas para tareas repetitivas que
pueden ser compartidas por muchos usuarios.
Sistemas operativos para microcomputadoras
Se basa en sistemas
operativos específicos y en el hardware de la computadora.
Entre ellos se encuentran
los siguientes:
DOS
OS/2
Windows NT
UNIX
System 7
Interfase gráfica con el
usuario
Es la parte de un sistema
operativo con la que los usuarios interactuan y que usa iconos gráficos y el
mouse de la computadora para emitir comandos y hacer selecciones.
Software de aplicaciones
Está principalmente
relacionado con el cumplimiento de las tareas de los usuarios finales.
Está orientado al trabajo
que necesita hacerse o al problema que desea resolverse, desde el punto de
vista del usuario final, en concreto le indica a la computadora lo que tiene
que hacer.
Lenguajes de programación
Lenguaje de máquina.
Lenguaje de programación que consiste en los 1 y 0 del código binario.
Lenguaje de alto nivel.
Lenguaje de programación en el que cada expresión de código fuente genera
múltiples expresiones a nivel del lenguaje de máquina.
Lenguajes de programación
populares
Lenguaje ensamblador. Se
parece al lenguaje de máquina pero sustituye los códigos numéricos por
expresiones mnemotécnicas.
Fortran. Lenguaje
desarrollado para aplicaciones científicas y matemáticas.
Cobol. Lenguaje de
programación predominante para las aplicaciones de negocios porque puede
procesar grandes archivos de datos con caracteres alfanuméricos.
Basic. Lenguaje de
programación de propósito general usado con las microcomputadoras y para
enseñar programación.
PL/1. Lenguaje de
programación desarrollado para aplicaciones científicas y matemáticas.
Pascal. Lenguaje de
programación usado para dar cursos de computación.
ADA. Lenguaje de
programación utilizado para aplicaciones militares.
Nuevos lenguajes de cuarta
generación
Un lenguaje de programación
puede ser empleado directamente por los usuarios finales o por programadores
menos experimentados para desarrollar aplicaciones de computadora más
rápidamente que en los lenguajes de programación convencionales.
Existen 7 categorías de
lenguajes, estos son:
Lenguajes de interrogación
Generadores de reportes
Lenguajes de gráficas
Generadores de aplicaciones
Lenguajes de programación de
muy alto nivel
Paquetes de software de
aplicaciones
Herramientas para
microcomputadoras.
Criterios de los lenguajes
Adaptabilidad. La selección de lenguaje
implica la identificación del uso y de los usuarios.
Sofisticación. Deben seleccionarse de manera
que puedan soportar muchas estructuras de datos diferentes.
Consideraciones de tipo organizacional. Los
lenguajes sofisticados bien estructurados son más fáciles de aprender y mucho
más fáciles de mantener en el lago plazo.
Soporte. Es importante adquirir software que
sea de un uso extensivo en otras instituciones y que pueda recibir soporte de
muchas empresas. Por ello resulta determinante tener software de amplio uso.
Eficiencia. La eficiencia con la cual un
lenguaje compila y ejecuta permanece como consideración al adquirir software.
Capítulo 8 - Administración
de los recursos de información.
Conceptos de la
administración de archivos
Campo. Es una agrupación de
caracteres en una palabra, grupo de palabras o número completo.
Registro. Es un grupo de
campos relacionados
Archivo. Es un grupo de
registros del mismo tipo.
Entidad. Una persona, lugar,
o cosa del cual debe guardarse información.
Atributo. Es el elemento de
información que describe a una entidad en particular.
Campo llave. Un campo es un
registro que identifica únicamente las instancias de ese registro, de manera
que pueda ser recuperado o actualizado.
Almacenamiento y
organización física de los datos
Los sistemas de cómputo
almacenan archivos en dispositivos de almacenamiento secundarios. Los registros
pueden ser ordenados de diversas maneras.
Una manera de organizar los registros es
secuencial. Los registros de datos deben ser recuperados en la misma secuencia
física en la cual se almacenan. Básicamente es para cinta magnética.
En contraste, la organización directa o
aleatoria de archivos permite que los usuarios recuperen registros en cualquier
secuencia que deseen, independientemente del orden físico real en los medios de
almacenamiento. Tiene dos sub-formas:
Método secuencial indexado.
Utiliza las dos formas. Va a tener un índice que dará el posicionamiento de ese
registro. Tiene la posibilidad de acceder los registros individuales. Se emplea
cuando hay gran volumen de información.
Acceso directo (propiamente
dicho), emplea un campo llave para localizar la dirección física del registro.
No emplea índice. Va a emplear un algoritmo matemático. Su resultado será la
dirección del registro físico.
Base de Datos
Es una colección de datos
organizada para dar servicio a muchas aplicaciones al mismo tiempo al combinar
los datos de manera que parezcan estar en una sola ubicación.
Sistemas de administración
de bases de datos (SABD)
Sencillamente es el software
que permite que una institución centralice sus datos, los administre
eficientemente y proporciones acceso a los datos almacenados mediante programas
de aplicación.
El sistema de administración
de bases de datos tiene tres elementos:
El lenguaje de definición de datos. Es un
lenguaje informal empleado por los programadores en donde especifican el
contenido y la estructura de la base de datos. Define cada elemento de datos
tal como aparece en ella.
El lenguaje de manejo de datos. Se usa en
forma conjunta con otro lenguaje de programación para manejar los datos de la
base de datos.
Diccionario de datos. Es como una bolsa de
información. Allí esta todo lo relativo a los datos. Es un archivo que almacena
las definiciones de los elementos de datos, las característica, el uso, la
representación, la autorización, la seguridad y hasta la propiedad quien es el
encargado del mantenimiento del mismo. La mayoría de los diccionarios sólo
informan. Un elemento de datos representa un campo.
Imágenes lógicas y físicas
de los datos
El sistema de administración
de base de datos separa las imágenes de los datos, sean imágenes lógicas o
físicas.
Las imágenes lógicas es como
aparecen los datos ante el programador y el usuario. Las imágenes físicas
muestra como los datos quedan organizados y estructurados en los medios físicos
de almacenamiento.
La descripción lógica de
toda la base se llama esquema y el conjunto específico de los datos de la base
de datos se llama sub-esquema.
Ventajas de los sistemas de
administración de bases de datos
La complejidad del ambiente
de sistemas de información puede reducirse mediante la administración
centralizada de los datos.
Elimina redundancia e
inconsistencias al eliminar todos los archivos aislados.
Hay un control central de la
creación y definición de datos.
El acceso y disponibilidad
de la información puede incrementarse.
Permite consultas rápidas y
baratas dentro del gran volumen de información
Modelos de base de datos
Existen varios modelos de
base de datos:
Modelo jerárquico. Fueron los primeros
sistemas de administración de base de datos. Se presenta en una forma de árbol.
El más común es el IMS de IBM. Sirve para grandes volúmenes de operaciones. Se
tiene en cuenta los señaladores que son elementos de dato que está asociado a
un registro y este muestra donde está el otro registro. Es como decir dónde
continúo. Un registro se subdivide en segmentos que se interconectan en
relaciones padre hijo de uno a muchos.
Modelo de datos en red. Describe las relaciones
muchos a muchos. Necesitará más señaladores porque se abre más. Va a ser más
caro ya que tiene más mantenimiento y operaciones. Podría tener la misma
estructura que el anterior pero se tornaría más lento
Modelo relacional de datos. Representa todos
los datos en tablas de 2 dimensiones llamadas “relaciones”. No tiene gran
número de señaladores pero a lo mejor tiene redundancias de datos para llevar a
la recuperación de los mismos en forma eficiente.
Ventajas de desventajas de
los tres modelos
La principal ventaja de los
modelos de base de datos jerárquico y de red es la eficiencia en el
procesamiento. En cuanto a sus desventajas la principal es que todo debe estar
planeado por adelantado y eso lo lleva a no ser flexible. Otra desventaja es
que requieren de una programación intensiva, son difíciles de instalar y no
permiten consultas ad hoc en ingles.
En cuanto al modelo
relacional estos son de gran flexibilidad en cuanto a las consultas ad hoc pero
su desventaja es la baja eficiencia en el procesamiento.
Creación de una base de
datos
Para crear una base de datos
se deben realizar dos ejercicios de diseño: un diseño lógico y uno físico. El
diseño lógico de una base de datos es un modelo abstracto de la base de datos
desde una perspectiva de negocios, mientras que el diseño físico muestra cómo
la base de datos se ordena en realidad en los dispositivos de almacenamiento de
acceso directo.
El diseño lógico de la base
de datos describe cómo los elementos en la base de datos han de quedar
agrupados.
Los diseñadores de bases de
datos documentan el modelo lógico de datos mediante un diagrama de relaciones
entre entidades, que es una metodología para la documentación de las bases de
datos donde se ilustran las relaciones entre las diferentes entidades en la propia
base.
Normalización
Es el proceso de creación de
estructuras pequeñas y estables de datos a partir de grupos complejos de datos
al diseñar una base relacional.
Busca segmentar el universo
de un archivo en varias parte haciendo más fácil el acceso aquellos usuarios
que los necesitan.
Se segmentará eliminando los
grupos repetitivos. Se normaliza hasta la 3ra. Forma normal.
Procesamiento distribuido y
base de datos distribuida
El procesamiento distribuido
es la distribución del procesamiento de cómputo entre diversas localidades
separadas geográfica o funcionalmente enlazadas mediante una red de
comunicaciones.
A la base de datos que se
almacena en más de un lugar físico se la denomina base de datos distribuida.
Básicamente hay dos maneras de distribuirla:
Duplicando la base de datos central en las
otras localidades. Esto llevaría a actualizar la base de datos central.
La base de datos se particiona de manera que
el procesador remoto deja los datos para servir a su área.
Bases de datos orientadas a
objetos e hipermedia
La base de datos orientada a
objetos es un enfoque a la administración de datos por el cual se almacenan los
datos y los procedimientos que actúan sobre los datos como objetos que pueden
ser recuperados y compartidos de manera automática.
La base de datos en
hipermedia es un enfoque de administración de datos que organiza los datos como
una red de nodos ligados entre si con cualquier patrón que el usuario desee.
Administración de base de
datos
Es un conjunto de programas
desarrollados para describir, proteger, almacenar y acceder la base de datos y
tiene las siguientes funciones:
Definir todos los datos empleados en el
sistema y especificar las relaciones entre ellos.
Proporcionar un método para dar de alta, baja
y modificar los datos allí contenidos.
Proteger el recupero de los datos, de manera
segura, confiable, correcta y consistente.
Permitir que los datos de la base sean
compartidos por múltiples usuarios.
Lograr la recuperación de los datos mediante
un lenguaje entendible.
Puede ser una aplicación o
un conjunto de aplicaciones.
Soft de base Administración
de base de datos Soft de aplicación
Quien tenga a cargo la
función o la coordinación de las tareas, se denomina Administrador de base de
datos, y tiene la responsabilidad de trabajar con los profesionales y los
usuarios para llevar adelante:
Definir y modelar los datos
Diseño de la base de datos
Asegurar la integridad y la
consistencia de los datos
Supervisar la eficiencia de
la base de datos
Evaluar las diferentes
tecnologías de sistema de administración de base de datos.
Capítulo 9 -
Telecomunicaciones
Conjunto de software y
hardware compatibles, ordenados para comunicar información de un lugar a otro.
Componentes básicos
La computadora. Para procesar dicha
información
Terminales. Representan los dispositivos que
introducen datos y extraen información del sistema.
Los canales de comunicación. Son los enlaces
mediante los cuales los datos son transmitidos entre dispositivos de emisión y
recepción de una red (línea telefónica).
Los procesadores de comunicación. Serían los
soportes para la transmisión y recepción de datos (el módem, los multiplexores
y procesadores frontales).
Software de comunicación. Es el encargado de
controlar las actividades de entrada y salida.
Funciones de los sistemas
Un sistema de información
transmite información, establece la interfase entre el emisor y el receptor,
envía los mensajes a través de los caminos más eficaces, verifica los errores y
reordena el formato y convierte los mensajes de una velocidad a otra.
Finalmente controla el flujo de información.
Protocolos
Son las normas de
procedimiento que deben cumplirse en una red, para estableces la comunicación
entre los nodos.
Tipos de señales
El sistema telefónico ha
sido analógico desde su inicio, en la actualidad se ha adaptado al sistema
digital.
Una señal analógica se
representa por una onda continua que pasa por un medio de comunicación.
Una señal digital es una
forma de onda, más bien discreta que continua que transmite datos codificados
en dos estados discretos (1 y 0) que se representan como pulsos eléctricos de
encendido y apagado.
Tipos de canales de
comunicación
Son los enlaces por medio de
los cuales la voz y los datos son transmitidos entre dispositivos emisores y
receptores de una red.
Los tipos de cables son:
Par trenzado. Utiliza 2 cables standares que
se aislan por separado y se entrelazan. Es barato y fácil de instalar.
Cable coaxil. Está formado por un cable
conductor, rodeado por un blindaje trenzado que sirve de tierra. Lo grueso o
fino del cable separa tendidos más lejanos o cercanos.
Cable de fibra óptica. Utiliza un medio de
fibra de plástico o vidrio para transportar las señales de luz. Aunque el
plástico es más durable en lo que respecta a su flexión, el vidrio contiene
menor perdida de potencia de la señal transmitida.
Microondas. Una banda puede contener
numerosos canales que soportan simultáneamente vos y datos, con instalación más
rápida y flexible y sin problemas de espacio no sólo de antena sino también de
sus componentes que pueden caber en una pequeña caja.
Satélites. La distancia no dice nada para
esta modalidad, ya que su cono puede cubrir hasta un continente y transmitirse
un mensaje a millones de receptores a la vez casi sin error.
Característica de los
canales de comunicación
Las características de los
canales de comunicación ayudan a determinar la eficiencia y capacidades de un
sistema de telecomunicaciones.
Entre esas características
se incluyen:
Velocidad de transmisión. Pueden ser de baja
(destinada al uso público), de mediana (destinado a receptorías , servicios
municipales) y de alta velocidad (son canales telefónicos destinados al
gobierno nacional. La velocidad media y alta opera con estructura digital.
Modos de transmisión. Existen diversas
convenciones para la transmisión de señales, estos métodos son necesarios para
que los dispositivos puedan comunicar cuando empieza o termina un carácter. En
la transmisión sincrónica los datos tienen que respetar un determinado tamaño y
formato (tiene una determinada forma), en la transmisión asincrónica la propia
comunicación telefónica a través del tiempo que ella dura permite la recepción
y emisión de los registros (no tiene forma).
Dirección de transmisión. Hay tres modos
básicos: simplex (es la transmisión en una sola dirección), semiduplex (permite
la transmisión en ambas direcciones pero no al mismo tiempo) y duplex (la
transmisión puede realizarse al mismo tiempo y en ambas direcciones).
Procesadores de
comunicaciones
Permiten la transmisión y
recepción de datos en una red de telecomunicaciones.
Estos son:
El procesador frontal. Es una pequeña
computadora que maneja las comunicaciones para la computadora anfitriona en una
red.
El concentrador. Es una computadora de
telecomunicaciones que captura y temporalmente almacena mensajes de las
terminales para la transmisión por lotes a la computadora anfitriona.
El controlador. Es una computadora
especializada que supervisa el tráfico de comunicaciones entre el CPU y los
periféricos en un sistema de telecomunicaciones.
El multiplexor. Se define como un caño dentro
del cual circulan líneas telefónicas de distintas centrales y distintos
usuarios. Su función es distribuir coordinadamente líneas que circulan de
manera concentrada.
Topología de las redes
Una manera de describir a
las redes es por su forma. Las tres más comunes son:
La red estrella. Todas las computadoras están
conectados a una computadora anfitriona central.
La red de bus. Enlaza a un número de
computadoras mediante un circuito único donde todos los mensajes llegan a toda
la red.
La red en forma de anillo. Todas las
computadoras están enlazadas mediante un circuito cerrado, de manera que los
datos pasan en una dirección de una computadora a otra.
Aplicaciones facilitadoras
Son aplicaciones para
acelerar el flujo de las operaciones y mensajes a través de las empresas de
negocios. Estos son:
el correo electrónico
el correo de voz
el fax
Las telecomunicaciones y
videoconferencias
Capítulo 10 - La nueva
arquitectura de la información
Es la forma particular que
toma la tecnología de la información en una institución para alcanzar las metas
seleccionadas.
Impacto de las computadoras
de escritorio
El número de personas que
pueden trabajar a la vez en labores de conjunto en un lugar crece
exponencialmente con la introducción del trabajo con redes de computadoras de
escritorio. Aunque las terminales de tiempo compartido aumentaron mucho el
número de personas que trabajan en la empresa. La expansión real de la
capacidad de cómputo llegó con la entrada de las microcomputadoras
independientes y los sistemas de redes de computadoras de escritorio.
Modelos de cómputo
En la nueva arquitectura de
la información, existen distintas maneras de entregar el poder de cómputo al
escritorio.
Básicamente hay dos modelos:
Modelo cliente / servidor. El procesamiento
de la computadora se divide entre los clientes en una red y los servidores, con
cada función asignada a la máquina más capacitada para llevarla a cabo. El
usuario interactúa sólo con la porción del cliente en la aplicación que
consiste en la interfase del usuario, el proceso de captura de datos, la
consulta a la base de datos y la obtención de informes. El servidor realiza las
funciones de fondo no visibles por el usuario, como la administración de los
dispositivos periféricos y el control del acceso a las bases de datos
compartidas.
Modelo de terminal X. Son terminales que
pueden acceder a las operaciones de diversas computadoras remotas a la vez.
Tiene muchas limitaciones, dentro de ellas la posibilidad de elección del
software.
Relaciones Precio - Poder
El poder de cómputo estimulado
es un factor de importancia para promover la nueva arquitectura de información.
La capacidad creciente del hardware significa que el abastecimiento de poder de
cómputo se ha incrementado en gran medida mientras que el costo de los equipos
ha decaído.
Las micros y computadoras de
escritorio proporcionan el poder de cómputo en la oficina y pueden actuar como
servidores de archivos en redes, tomando el papel antes exclusivo de las macro
y las minicomputadoras.
Software para el usuario
final
La memoria interna de las
micro creció lo suficiente como para operar programas de software como hojas de
cálculo y procesadores de texto (para estos programas no se requiere ninguna
experiencia previa en computadoras).
Servicios electrónicos
Otra razón del rápido desarrollo
es la aparición de servicios electrónicos digitales de largo alcance que apoyan
a los usuarios de microcomputadoras y estaciones de trabajo.
Redes de telecomunicaciones
La nueva arquitectura de la
información sería imposible de sostener sin mejoras en las telecomunicaciones
que puedan entregar la información.
Hoy en día existe la
tecnología de redes inalámbricas que extiende la capacidad de comunicación
mediante el uso de computadoras de mano y la telefonía celular.
El resultado de estos
sistemas será una entrada mucho más rápida de información de los puntos remotos
y una integración y control mucho más estrecho sobre los trabajadores móviles
en lugares alejados.
Enfoques sobre la
arquitectura de la información
No hay una única
arquitectura de información. Las que la mayoría de las empresas usan son desde
tres puntos de vista:
Punto de vista de procesamiento de la
información. Es la imagen de la arquitectura de la información que ve a las
microcomputadoras y estaciones de trabajo como dependientes y estrechamente
integradas al ambiente de computación de las macrocomputadoras.
La oficina lógica. Es la imagen de la
arquitectura de la información que se enfoca a la capacidad de utilizar
microcomputadoras portátiles para trabajar en muchos lugares diferentes de la
oficina tradicional.
El lugar de trabajo automatizado. Es la
imagen de la arquitectura de la información que hace de las microcomputadoras
de escritorio el centro del lugar de trabajo con macro y minicomputadoras en la
periferia.
Conectividad
Es la medida de que tan bien
las computadoras y los dispositivos basados en la computadora se comunican
entre sí y comparten la información sin la intervención del hombre.
Sus problemas son:
La compatibilidad entre hardware y software.
La información y comunicación que en algunas
empresas no se pueden establecer o no son confiables.
La infraestructura de comunicaciones que
entre países o empresas no son compatibles.
La conectividad abarca algo
más que las redes y existen muchas cualidades distintas en un sistema de
información que tienen que ver con la conectividad. Algunos aspectos son:
La transportabilidad de las
aplicaciones. Es la capacidad de operar el mismo software en distintas
plataformas de hardware.
La migración. Es la
capacidad de mover el software de una generación de hardware a otra generación
más poderosa.
El procesamiento
cooperativo. Divide las tareas de cómputo entre macrocomputadoras,
minicomputadoras, microcumputadoras o estaciones de trabajo para resolver un
problema común.
La portabilidad de la
información. Es la capacidad de compartir archivos de computadoras entre
distintas plataformas de hardware y aplicaciones de software.
La interoperabilidad. Es la
capacidad de una aplicación de software para operar en dos plataformas diferentes
de máquinas mientras que se mantienen intactas la interfase y la
funcionabilidad del usuario.
Los sistemas abiertos. Son
los sistemas de software que pueden operar en distintas plataformas de hardware
porque se construyen sobre sistemas operativos, interfases con el usuario,
normas de aplicación y protocolos de redes públicas no propietarias.
Modelos de conectividad para
redes
Un modelo de referencia es
un marco genérico para pensar sobre un problema. Es una partición lógica de una
actividad en distintos pasos. Se requiere de protocolos para implantar este
modelo. Los modelos de referencia y los protocolos se convierten en estándar o
normas cuando son aprobados por grupos organizados para tal fin
La conectividad en redes
también puede alcanzarse sin modelos de referencia, ni protocolos, mediante el
uso de portales. Los portales son dispositivos ad hoc de fin único de software
y hardware que permiten la traducción de información digital de un protocolo a
otro.
Otras normas sobre
instalación de redes
Además de los modelos de
referencia para la conectividad, se han desarrollado normas para la transmisión
de datos digitales en redes sobre líneas públicas, para la transmisión sobre
cable de fibra óptica y para correo electrónico.
Normas de software
Aquí se encuentran:
Las normas para interfases
gráficas
Las normas para sistemas
operativos.
El perfil de portabilidad de
aplicaciones
Problemas que surgen de la
nueva arquitectura
Habrá una mayor
independencia de los usuarios finales (creatividad vs. productividad)
No se puede garantizar la
seguridad y confiabilidad de la red. Habrá muchos puntos de acceso para
consultas y modificaciones de datos.
Pérdida de control
administrativo.
Costos ocultos de la
arquitectura cliente/servidor (mano de obra y administración de la red).
Conectividad y coordinación.
Soluciones a estos problemas
Educación. Un programa de
capacitación bien desarrollado puede ayudar en los problemas futuros
resultantes de la falta de apoyo y comprensión.
Disciplina de la
administración de datos. Designar encargados de mantener cada elemento de datos
y quienes tienen acceso.
Planeación para la
conectividad. Asegurarse que los sistemas tengan el grado adecuado de
conectividad para sus necesidades actuales y futuras.
Capítulo 11 - Rediseño de la
Institución mediante Sistemas de Información
La introducción de un nuevo
sistema de información implica mucho más que nuevo hardware y software,
comprende también cambios en los puestos, habilidades, administración y
organización. No puede instalarse una nueva tecnología sin considerar a las
personas que deben trabajar con ella.
Existen cuatro áreas en las
que los desarrolladores de sistemas son considerados como responsables por la
alta dirección:
Son responsables de la calidad técnica de los
sistemas de información. Los procesos deben ser oportunos, eficientes y
altamente precisos.
Son responsables de la interfase con el
usuario, es la parte de un sistema de información con la que tienen que interactuar
directamente.
Son responsables por el impacto global del
sistema en la institución, deben tomar en cuenta como el sistema afectará a la
institución como un todo.
Son responsables de la administración general
para el proceso de diseño e implantación.
Rediseño de los procesos de
Negocios.
Un nuevo sistema de
información puede rediseñar de manera radical los procesos de negocios para
mejorar la velocidad, el servicio y la calidad. Un proceso de negocios es un
conjunto de tareas lógicamente relacionadas que se llevan a cabo para alcanzar
un resultado definido de negocios.
El rediseño de los procesos
de negocios sirve para reorganizar los flujos de trabajo, combinar pasos para
reducir desperdicios y eliminar tareas repetitivas de documentación intensiva.
A esto también se lo denomina reingeniería de negocios.
Decisiones para el
desarrollo de Sistemas.
Se puede decidir por tres
tipos:
Comprar software ya hechos, estos sistemas no
nos quedarán tan a la medida de lo que nosotros queremos.
Construir o desarrollar el sistema de
información (software), este será desarrollado por nosotros.
Construir o desarrollar el sistema de
información (software), desarrollado este por alguien.
Los sistemas se originan en
distintos puntos de la institución. Existen tres fuentes:
Los usuarios finales, son la fuente de la
mayor parte de los proyectos de sistemas.
El departamento de sistemas de información,
las nuevas tecnologías pueden representar nuevas oportunidades para la
institución para reducir costos o seguir nuevas líneas de negocios.
La alta dirección, al desarrollar planes
estratégicos para la institución puede concluir que nuevos tipos de sistemas de
información serán necesarios para dar apoyo a las nuevas actividades.
Grupos involucrados en la
construcción de Sistemas.
Para desarrollar un sistema
deberá haber una estructura capaz de desarrollar dicho sistema.
Cuando se encara la tarea
del desarrollo de un sistema lo primero que se debe hacer es formar el equipo
de trabajo. Sus integrantes son:
En este equipo es necesario
poner en primera instancia a los usuarios seleccionados de acuerdo a
determinadas pautas.
Quienes los seleccionarán
son los analistas de sistemas, son quienes escucharán e interpretarán a los
usuarios, estos diseñarán los sistemas en base a lo que dicen los usuarios.
Los programadores son los
conocedores de los lenguajes de sistemas, van a ver el diseño que realizaron
los analistas transformandolos en instrucciones entendidas por las máquinas.
También estarán los
revisores, son personas que tienen independencia de criterio, analizarán todo
lo hecho, sus decisiones no están atadas. Los revisores tienen que trabajar en
equipo diciendo a su leal saber y entender todas las fallas. No dependen de la
misma organización del usuario y de los analistas. Hay dos tipos de revisores:
Desde el punto de vista del
usuario, va a ser alguien que conozca el área pero que no dependa de ella.
Desde el punto de vista de
los sistemas, va a ser alguien más cercano a los sistemas.
El líder o gerente del proyecto
es la cabeza responsable de que el proyecto se lleve adelante en tiempo y
costo. Debe tener conocimiento del sistema, de las tareas a desarrollar y
además tiene que saber manejar un equipo de trabajo y efectuar seguimientos
constantes, si no llega con el tiempo deberá tomar medidas correctivas, tiene
que informar el avance del proyecto y los inconvenientes.
Una vez formado el equipo
del desarrollo se comenzarán las tareas las cuales están separadas en etapas
lógicas.
Desarrollo de Sistemas.
Se refiere a todas las
actividades que entran en la producción de una solución de sistemas de
información para un problema o una oportunidad institucional. El desarrollo de
sistemas es una forma estructurada de solución de problemas con actividades
diferentes. Estas actividades consisten en:
El análisis de sistemas Dentro de esta etapa
tenemos a los Requerimientos.
El diseño de sistemas Tanto el Global como
también el Detallado.
La programación
Las pruebas
La instalación
El mantenimiento
Las actividades ocurren en
orden secuencial. Algunas de las actividades deben ser repetidas o pueden
ocurrir de manera simultánea, dependiendo del enfoque del desarrollo de
sistemas que se emplee.
Análisis de Sistemas.
Es el análisis de un
problema que la institución tratará de resolver mediante un sistema de
información. Consiste en definir el problema, identificar sus causas,
especificar la solución e identificar los requerimientos de información que
deben ser cumplidos por una solución de sistemas.
El análisis de sistemas crea
un mapa de carreteras de la institución y sus sistemas, identificando a los
principales propietarios y usuarios de los datos en la institución. El analista
debe describir el hardware y el software existentes que sirven a la
institución.
Con este análisis el
analista de sistemas detalla los problemas de los sistemas actuales, examinando
los documentos, papeles de trabajo y procedimientos, entrevistando a los
usuarios, puede identificar las áreas de problemas y los objetivos a ser
alcanzados por una solución. Con frecuencia la solución implica desarrollar un
nuevo sistema de información o mejorar el ya existente.
Además de recomendar una
solución, el análisis de sistemas implica un estudio de factibilidad para
determinar que una solución sea posible o alcanzable dados los recursos y
restricciones de la institución. Se deben estudiar tres áreas principales de la
factibilidad:
Factibilidad técnica, el ingeniero deberá
llevar a cabo un análisis y diseño adecuado en cuanto a las características del
equipamiento.
Factibilidad económica, el diseño, desarrollo
e implementación del sistema deberá adecuarse en función a los requerimientos
del usuario.
Factibilidad operativa, si la solución
propuesta es deseable con el marco administrativo y organizacional existente.
El proceso evaluará la
factibilidad de cada una de ellas. Existen tres alternativas básicas de
solución para todo problema de sistemas:
No hacer nada.
Modificar el sistema existente.
Desarrollar un nuevo sistema.
Requerimientos de
Información.
Los requerimientos de
información de un nuevo sistema implican la identificación de quién necesita
que información, dónde, como y cuando. El análisis de requerimientos define los
objetivos del sistema nuevo o modificado y desarrolla una descripción detallada
de las funciones que debe llevar a cabo el nuevo sistema. Los requerimientos
deben considerar las restricciones de carácter económico, técnico y de tiempo
así como las metas, procedimientos y los procesos de decisiones en la
institución.
Un mal análisis de
requerimientos es una de las causas principales de la falla de los sistemas y
de los costos elevados del desarrollo.
Para obtener los
requerimientos de los sistemas de información, los analistas deben trabajar una
y otra vez en enunciados de requerimientos en colaboración con los usuarios.
El análisis de sistemas a
menudo hace una contribución no intencional a la institución al aclarar los
procedimientos y llegar a un consenso sobre como deben hacerse las cosas.
Una vez culminada la etapa
de requerimientos los revisores independientes revisarán lo efectuado, no sólo
las funciones sino también la auditabilidad del sistema.
Diseño Global o General de
Sistemas.
Detalla como el sistema debe
satisfacer los requerimientos de información tal y como fueron determinados por
el análisis de sistemas.
El diseño del sistema de
información es el plan general o modelo para ese sistema.
Los diseñadores son
responsables por la administración y el control de la realización técnica de
los sistemas. Hay 2 tipos de diseños:
El diseño lógico, representa los componentes
del sistema y sus relaciones mutuas, como aparecerán ante el usuario. Describe
las entradas y salidas, las funciones de procesamiento a ser realizadas, los
modelos de datos, los controles, etc.
El diseño físico, es el proceso de traducción
del modelo lógico abstracto a un diseño técnico específico para el nuevo
sistema.
Una vez culminada esta etapa
vendrán nuevamente los revisores.
Alternativas de diseño.
Pueden ser:
Centralizados o distribuidos
En línea o por lotes
Parcialmente manuales o
fuertemente automatizados
Lo que hace que un diseño
sea superior a los demás es la facilidad y eficiencia con que satisface las
necesidades de los usuarios.
Antes de terminar el diseño
de un sistema, los analistas evaluarán diversas alternativas de diseño.
Basándose en los
requerimientos y en el análisis de sistemas, los analistas construyen los
modelos, luego examinan los costos, beneficios y las fuerzas y debilidades de
cada alternativa.
El diseño de los sistemas de
información requiere de un alto nivel de participación y control de parte de
los usuarios finales. Los requerimientos de información por parte de los
usuarios presionan al proceso de diseño para asegurarse de que el sistema
refleje las necesidades.
Diseño Detallado de
Sistemas.
Una vez evaluadas las
alternativas propuestas y elegida la más conveniente comienza la etapa del
diseño detallado.
Se toma cada una de las
funciones y se las divide a la mínima expresión.
El formato de entrada y el
contenido de salida se determinan durante esta fase. Se desarrollan los
encabezados, los títulos, los mensajes, el número de espacios, número de
líneas, formato de las pantallas, ventanas, avisos y menúes. Se generan las
especificaciones de los programas.
El profesional que interviene
de manera directa debe diseñar y especificar los controles administrativos, de
entrada y salida, de hardware y de seguridad.
Los usuarios finales están
interesados en las tareas de la organización, poseen un conocimiento semántico
que corresponde a sus tareas específicas.
Los técnicos y programadores
se ocupan de la tecnología y sus aplicaciones, poseen un alto grado de
conocimiento sintáctico que depende de la tecnología.
Una vez culminada esta etapa
vendrán nuevamente los revisores.
Programación.
Es el proceso de traducir
las especificaciones del sistema preparadas durante la etapa de diseño con
código de programa.
El software deberá ser
escrito de acuerdo a las especificaciones de entrada y salida y a través de un
lenguaje compatible con la tecnología.
Sobre la base de documentos
detallados de diseño para los archivos, operaciones y otros detalles de diseño
se prepararán las especificaciones para cada programa en el sistema.
Una vez culminada esta etapa
vendrán nuevamente los revisores.
Pruebas.
Es el proceso exhaustivo y
profundo que determina si, bajo condiciones conocidas, el sistema produce los
resultados deseados.
El 50% del presupuesto de
desarrollo de software puede ser gastado en pruebas.
Las pruebas también son
consumidoras de tiempo, en algunos casos partes del sistema deberá ser
rediseñadas.
Las pruebas de un sistema de
información pueden descomponerse en tres actividades:
Pruebas por unidades. O pruebas de programas,
consisten en probar cada programa por separado en el sistema. Las pruebas deben
verse como un medio de localizar errores.
Pruebas al sistema. Prueban el funcionamiento
del sistema de información como un todo. Tratan de determinar si los módulos
pueden funcionar conjuntamente tal como se planeó.
Pruebas de aceptación. Proporcionan la
certificación final de que el sistema está listo para ser usado en un escenario
de producción. Las pruebas de sistemas son evaluadas por usuarios y revisadas
por la administración.
Todos los aspectos de las
pruebas deben ser pensados con sumo cuidado. Para asegurar esto el equipo de
desarrollo trabaja con los usuarios para pensar en un plan sistemático de
prueba. En el plan de prueba se incluyen todos los preparativos para la serie
de prueba previamente descriptas.
Aquí se verá la eficiencia
de los revisores independientes, ya que si criticaron bien durante todo el
proceso tendremos pocos errores en la prueba
Una mala crítica hará un
sistema más costoso por un lado y perdida de tiempo y esfuerzo por el otro.
Cuando se critica algo se debe hacer con el ánimo de ver los errores.
Conversión.
La conversión es el proceso
de cambiar el viejo sistema por el nuevo.
Aunque un sistema puede
estar diseñado y desarrollado correctamente, gran parte de su éxito depende de
lo bien que se planee y se lleve a cabo la implementación.
Para evitar dicha brecha de
credibilidad es importante preparar un buen plan de implementación.
Se pueden usar cuatro
estrategias de conversión:
En paralelo. El sistema viejo y su reemplazo
son operados conjuntamente durante un tiempo hasta que se aseguren que funciona
correctamente. Este enfoque es caro y puede necesitar personal y recursos
adicionales.
Cambio directo. Reemplaza al viejo sistema
por completo en un día determinado. Es muy riesgosa ya que puede ser más cara
si se presentan serios problemas con el nuevo sistema.
Estudio piloto. Implanta el nuevo sistema
sólo en un área limitada de la institución, como un solo departamento o unidad
operativa. Cuando esta versión quede completa se instala el sistema en el resto
de la institución, simultáneamente o por etapas.
Enfoque por fases. Introduce el nuevo sistema
por etapas, ya sea por funciones o por unidades de la institución.
Para implementar el sistema
con éxito es necesario previamente Capacitar a las personas que se encuentren
afectados a él. La falta adecuada de capacitación contribuye al fracaso del
sistema. Hay distintos enfoques empleados para llevar a cabo la capacitación,
estos son:
Seminarios e instrucciones
en grupos
Capacitación de
procedimientos
Capacitación tutorial
Simulación
Capacitación en el trabajo
Centro de información
Todas las estrategias y
metodología utilizadas para llevar adelante el proyecto deben ser conservadas
en un Documento del sistema, el cual deberá contener la descripción de cómo
opera el sistema de información desde el punto de vista técnico y del usuario.
Producción y mantenimiento.
La etapa posterior a la
instalación del sistema se denomina Producción, una vez que la conversión se ha
completado durante ese tiempo el sistema es revisado por especialistas para
determinar que tan bien ha cumplido con sus metas originales.
Los cambios en hardware,
software, documentación o procedimientos a un sistema para corregir errores,
cumplir con nuevos requerimientos o mejorar la eficiencia de procesamiento se
denominan Mantenimiento.
Capítulo 12 - Otros métodos
de Diseño de Sistemas
Ciclo de vida de los
Sistemas.
Es el método más antiguo
para el desarrollo de sistemas de información, aún se utilizan para sistemas
complejos medianos o grandes. Esta metodología supone que un sistema de
información tiene un ciclo de vida. El ciclo de vida de un sistema tiene 6
fases:
Definición del proyecto.
Estudio de sistemas.
Diseño.
Programación.
Instalación.
Posimplantación.
Cada fase consta de
actividades básicas que deben ser realizadas antes de que la siguiente fase
pueda iniciarse.
La metodología del ciclo de
vida hace una partición del proceso de desarrollo de los sistemas en distintas
fases y desarrolla un sistema de información de manera secuencial. Implica
también una división del trabajo entre usuarios finales y especialistas en
sistemas (analistas y programadores) de información.
Etapas del Ciclo de vida de
los Sistemas.
Definición del proyecto. Es
la etapa en donde se determina si la institución tiene o no un problema y si
puede o no ser resuelto con un proyecto de sistemas.
Análisis de sistemas. Es la
etapa en donde se analizan los problemas de los sistemas existentes, se definen
lo objetivos a ser alcanzados por la solución y se evalúan las distintas
soluciones.
Diseño. Es la etapa en donde
se producen las especificaciones del diseño lógico y físico de la solución de
sistemas. Destaca las especificaciones formales y la documentación, muchas de
sus herramientas son los diagramas de flujo de datos, gráficas de estructuras
del programa, flujogramas del sistema, etc., tienen posibilidad de ser
utilizadas.
Programación. Es la etapa en
donde se traducen las especificaciones de diseño producidas en la etapa de
diseño en código de programación. Estas especificaciones describen lo que cada
programa debe hacer, el tipo de lenguaje de programación a ser usado, entradas
y salidas lógicas de procesamiento, calendarios de procesamiento, etc.
Instalación. Es la etapa en
donde se realizan las pruebas, capacitación y conversión, las etapas finales
que se requieren para poner en marcha a un sistema.
Posimplantación. Es la etapa
en donde el sistema se usa, se evalúa en operación y se modifica para hacer
mejoras o satisfacer nuevos requerimientos. Con el tiempo el sistema necesitará
de tanto mantenimiento para permanecer eficiente y cumplir objetivos de los
usuarios que llegará al final de su vida útil. Una vez que el ciclo de vida del
sistema llega a su fin, un sistema completamente nuevo se necesita y el ciclo
se inicia de nuevo.
Limitaciones del enfoque del
ciclo de vida.
El enfoque del ciclo de vida
es muy costoso y consumidor de tiempo. Una gran cantidad de tiempo se emplea en
la recopilación de la información y en la preparación de especificaciones
voluminosas y documentos de autorización.
El enfoque del ciclo de vida
es inflexible y desmotiva el cambio. Cuando los requerimientos son incorrectos
o se encuentra un error, la secuencia de las actividades del ciclo de vida debe
repetirse. Los nuevos volúmenes de documentos deben generarse otra vez,
incrementando sustancialmente el tiempo y costo de desarrollo.
El método del ciclo de vida
es poco apropiado para las aplicaciones orientadas a la toma de decisiones. La
toma de decisiones puede ser poco estructurada y fluida lo que hace que este
elevado nivel de incertidumbre no puede ser fácilmente introducido en el
enfoque del ciclo de vida.
Elaboración de prototipos.
Consiste en el desarrollo de
un sistema no funcional rápido y barato para que los usuarios finales lo
evalúen. Al interactuar con el prototipo, los usuarios pueden tener una mejor
idea de sus requerimientos de información.
El prototipo es una versión
operativa de un sistema de información o parte del sistema, se trata sólo de un
modelo preliminar.
El proceso de desarrollo de
un diseño preliminar, de probarlo, afinarlo y probarlo de nuevo se ha
denominado proceso iterativo de desarrollo de sistemas, porque los pasos
necesarios al desarrollar el sistema pueden repetirse una y otra vez.
El método de prototipos es
menos formal que el del ciclo de vida. En vez de generar especificaciones
detalladas y documentos de autorizaciones, el prototipo genera rápidamente un
modelo operativo del sistema. Los requerimientos se determinan dinámicamente a
medida que el prototipo se construye.
Etapas en la construcción de
prototipos.
1° Etapa. Identificar los
requerimientos básicos del usuario. El diseñador del sistema trabaja con el
usuario para obtener de este sus necesidades.
2° Etapa. Desarrollar un
prototipo inicial. El diseñador crea un prototipo operativo. Sólo podrá llevar
a cabo las funciones más importantes del sistema propuesto o puede ser un
sistema con un archivo restringido.
3° Etapa. Uso del prototipo.
El usuario trabajará con el sistema con el objeto de determinar que tan bien
satisface sus necesidades.
4° Etapa. Revisión y mejora
del prototipo. El desarrollador del sistema anota todos los cambios solicitados
por el usuario y lo afina de acuerdo con ellos.
Luego de que el prototipo
has sido revisado, el ciclo regresa a las etapas 3 y 4 que se repite hasta que
el usuario quede satisfecho.
Cuando ya no se requieren
más iteraciones, el prototipo aprobado se transforma en un prototipo operativo
que proporciona las especificaciones finales para la aplicación.
Ventaja y desventajas de la
elaboración de los prototipos.
Los prototipos son de mayor
utilidad cuando existen alguna incertidumbre sobre los requerimiento o
soluciones de diseño. Puede ser difícil señalar por adelantado los
requerimientos o pueden cambiar a medida que progresa la implantación.
Los prototipos son útiles
para el diseño de la interfase con el usuario final de un sistema de
información. El prototipo permite que los usuarios reaccionen de inmediato a
las partes del sistema con las cuales tratarán.
Los prototipos involucran
intensamente a los usuarios a lo largo del desarrollo del ciclo de vida de los
sistemas.
Los prototipos pueden no ser
adecuados para todas las aplicaciones. No deben ser sustitutos para el caso de
que se requiera de un análisis cuidadoso de los requerimientos, de metodologías
de análisis estructurados o una documentación más profunda.
Las aplicaciones que están
orientadas hacia el manejo sencillo de datos y administración de registros son
buenos candidatos para los prototipos. Los prototipos están mejor adaptados
para las aplicaciones más pequeñas.
El atractivo de un prototipo
con facilidad puede estimular al equipo de desarrollo a moverse demasiado
aprisa hacia un modelo operativo sin siquiera captar un conjunto básico de
requerimientos.
Las etapas finales para
convertir el prototipo en un sistema de producción afinado no pueden llevarse a
cabo. Una vez terminado, el prototipo a menudo formará parte del sistema final
de producción. Si la administración trabaja bien no hará falta una
reprogramación o rediseño. El desempeño técnico puede ser muy ineficiente,
fácilmente pueden fallar en alojar grandes cantidades de datos dentro de un
ambiente de producción.
Los sistemas que dan origen
a prototipos deben ser probados y documentados, pero con frecuencia estos pasos
se acortan. Los administradores suponen que las pruebas pueden ser manejadas
por los usuarios, cualquier cosa que pase será corregida más adelante. Como el
sistema puede cambiar con tanta facilidad, la documentación puede no mantenerse
bien actualizada.
Desarrollo de sistemas con
paquetes de software de aplicaciones.
Es el conjunto de programas
de software, preescritos y precodificados de aplicaciones que están disponibles
para su adquisición o renta.
Cuando un paquete de
software de aplicaciones adecuado se encuentra disponible, elimina la necesidad
de escribir programas y disminuye la cantidad de diseño, pruebas, instalaciones
y trabajo de mantenimiento. Como el proveedor del paquete ya ha hecho la mayor
parte del diseño, programación y pruebas, tanto el tiempo como los costos para
desarrollar un nuevo sistema pueden reducirse.
Los paquetes pueden seleccionarse
como una estrategia de desarrollo bajo las siguientes circunstancias:
Donde las funciones son
comunes para muchas empresas.
En donde los recursos para
el desarrollo interno de sistemas de información son escasos.
Cuando las aplicaciones para
microcomputadoras se desarrollan para usuarios finales.
Ventajas y desventajas de
los paquetes de software.
Ventajas de los paquetes. La mayor parte del
diseño ya está listo. Los paquetes de software pasan por numerosas pruebas
antes de ser comercializados de manera que los principales problemas técnicos
ya han sido eliminados. Las pruebas para la instalación pueden hacerse en un
período corto. Los proveedores también proporcionan herramientas y asistencia
en la instalación de los principales sistemas en macro o microcomputadoras.
También proporcionan mejoras periódicas o actualizaciones. Una menor cantidad
de recursos de sistemas de información son necesarios para dar soporte a un
sistema basado en paquetes. La documentación del sistema y del usuario han sido
previamente escritas y son mantenidas actualizadas por el proveedor. Otro
beneficio es como pueden reducir algunos de los cuellos de botella de la
institución en el proceso de diseño de sistemas debido a que las
especificaciones del paquete ya están fijas, por lo que los usuarios deben
aceptarlas tal y como están. Por tal motivo la principal contribución de los
paquetes puede ser su capacidad para terminar con las mayores fuentes de
resistencia organizacional en el esfuerzo de desarrollo de sistemas.
Desventaja de los paquetes. El software de
aplicación comercial aún no ha alcanzado el nivel de sofisticación y calidad
técnica necesario para producir paquetes multipropósito que puedan hacer bien
todo lo que los usuario deseen en las aplicaciones específicas. En algunos
casos, los paquetes pueden atentar contra el esfuerzo de desarrollo al
incrementar los costos de conversión. Los paquetes pueden no cumplir con todos
los requerimientos de las instituciones, para estos casos los proveedores de
software adaptan el software comercial básico a las necesidades y
requerimientos de la institución. Las características de adaptabilidad permiten
que un paquete de software sea modificado para cumplir con los requerimientos
únicos de una institución sin destruir la integridad del paquete de software.
Una política establecida por los proveedores de software es no dar soporte a
sus productos si se han hecho cambios que alteren el código fuente del paquete
(es el caso cuando un paquete deja muchos requerimientos sin satisfacer y
utiliza a sus programadores para escribir programas anteriores y posteriores
para completar el paquete), en algunos casos es imposible su reconocimiento y
mantenimiento. El precio inicial de compra del paquete puede ser una decepción
a causa de estos costos ocultos de implantación.
Selección de paquetes de
software.
Los paquetes de software
deben ser evaluados antes de ser usados como cimiento de un nuevo sistema de
información. El proceso de evaluación de paquete se basa en una requisición de
propuesta, que es una lista detallada de preguntas que se remite a los
proveedores de software, influye preguntas como las siguientes:
Funciones incluidas
Flexibilidad
Amistad hacia el usuario
Recursos de hardware y
software
Características de la base
de datos
Esfuerzo de instalación
Mantenimiento
Documentación
Calidad del proveedor
Costo
Los paquetes y el proceso de
desarrollo de sistemas.
El esfuerzo de diseño
consistirá en tratar de moldear los requerimientos de los usuarios para
apegarse a las características del paquete, en vez de adaptar las
especificaciones de diseño del sistema a los requerimientos de los usuarios.
Aun con el paquete más
flexible y adaptable existen límites a la cantidad de adaptación permitida. En
los mejores paquetes no se puede esperar que se cumpla con más del 70% de los
requerimientos, en cuanto al 30% restante este no estará satisfecho o buscará
otros medios para satisfacerlo.
Desarrollo por usuarios
finales.
Es el desarrollo de sistemas
de información por los usuarios finales con poca o ninguna asistencia formal de
parte de los especialistas técnicos. Esto es posible gracias a las herramientas
de software de cuarta generación (lenguajes de cuarta generación, lenguajes
gráficos y herramientas de microcomputadoras). Los usuarios finales pueden
acceder a datos, crear informes y desarrollar sistemas de información totales
propios. Muchos de estos sistemas pueden ser creados más rápido que con el
ciclo tradicional de vida de los sistemas.
Herramientas del cómputo del
usuario final: fuerzas y limitaciones.
Muchas herramientas de la
cuarta generación incluyen conocimientos de diseño de aplicaciones
interconstruidos. Los lenguajes de cuarta generación están enlazados con bases
de datos organizadas y definidas, pueden acceder fácilmente a datos, generar
informes o gráficas o generar operaciones sencillas entre datos. Tienen también
nuevas capacidades como gráficas, hojas de cálculo, modelaje y recuperación de
información ad hoc que satisfacen importantes necesidades de negocios.
La mayoría de estas
herramientas fueron diseñadas para sistemas sencillos que manejan archivos
pequeños.
El procesamiento de cuarta
generación es relativamente ineficiente y los lenguajes consumen grandes
cantidades de recursos de la computadora. Procesan las operaciones en forma
lenta y a un costo alto, esto ocurre generalmente cuando se manejan archivos
grandes.
Beneficios y problemas de
administración.
Debido a que los usuarios
finales pueden crear aplicaciones totalmente propias o con una mínima
asistencia de los especialistas en sistemas, estos sistemas pueden ser creados
de manera más rápida e informal que los sistemas tradicionales. Esta situación
genera beneficios y problemas para las instituciones ya que estos sistemas
quedan fuera de las restricciones del ambiente formal.
El desarrollo de usuarios
finales proporciona muchos beneficios a las instituciones, se incluyen:
Hay una menor posibilidad de
que los requerimientos puedan ser mal interpretados por los usuarios.
Habrá un mayor
involucramiento y satisfacción de los usuarios.
Los usuarios desempeñan un
papel mucho más activo en el proceso. Las herramientas de cuarta generación han
ayudado a romper la barrera entre usuario y programadores.
La productividad de los
sistemas de información puede incrementarse mediante el uso de lenguajes de
cuarta generación, pero a su vez los sistemas desarrollados por usuario
retrasan la elaboración de aplicaciones al transferir la responsabilidad del
desarrollo del personal de sistemas de información a los usuarios finales.
La computación de usuarios
finales presenta riesgos porque ocurre fuera de los mecanismos tradicionales de
administración y control de sistemas de información. Los retos que trae la
computación de usuarios finales son los siguientes:
Sin analistas formales de sistemas
de información las aplicaciones desarrolladas por usuarios finales no tienen
una revisión externa independiente.
Los sistemas creados por los
usuarios son creados sin una metodología formal de desarrollo.
Datos no controlados. Muchos
de los archivos contendrán elementos de información idénticos, pero cada
aplicación de usuarios puede actualizar y definir estos datos de manera
diferente.
Proliferación de sistemas
privados de información. Estos sistemas pueden ocultar información a otros
grupos.
Centros de Información.
Es una instalación especial
que proporciona capacitación y soporte para el cómputo de los usuarios finales.
Aquí se encuentran
especialistas en software y hardware y técnicos que proporcionan a los usuarios
finales herramientas y capacitación para crear sus propias aplicaciones.
Entre los servicios típicos
que proporcionan se tienen los siguientes:
Capacitación en lenguajes de
alto nivel y herramientas de desarrollo.
Asistencia técnica en el
acceso de los datos.
Asistencia en depuración de
programas.
Asistencia para
aplicaciones, consultas e informes que requieran lenguajes de alto nivel.
Generación y modificación de
prototipos.
Proporcionar enlaces con
otros grupos de procesamiento de información.
Evaluar nuevo hardware y
software.
Mantener un catálogo de
aplicaciones y de bases de datos existentes.
Políticas y procedimientos
para administrar la computación de los usuarios finales.
Los administradores pueden
complementar a los centros de información central con centros más pequeños y
distribuidos que proporcionen capacitación y herramientas de cómputo.
Los administradores no deben
permitir que las aplicaciones de usuarios finales sean desarrolladas al azar.
La administración debe
desarrollar controles sobre el cómputo de usuarios finales. Entre estos se
pueden incluir:
Justificación de los costos
de los proyectos de sistemas de información de usuarios finales.
Normas de software y
hardware para las aplicaciones de los usuarios finales.
Normas a nivel de empresa
para las microcomputadoras, procesadores de palabras, graficadores y
herramientas de consulta e información.
Controles para las
aplicaciones desarrolladas por los usuarios finales.
Fuentes externas en los
sistemas de información.
Es el proceso de dar las
operaciones del centro de cómputo, redes de telecomunicaciones o desarrollo de
aplicaciones de una institución a proveedores externos.
Ventajas y desventajas de
acudir a fuentes externas.
Ventajas:
Economía. Proporcionan a
menor valor de lo que a la institución le cuesta.
Calidad en el servicio. Ya
que perderán al cliente si el servicio no es satisfactorio.
Predecibilidad. Reduce los
costos de incertidumbre.
Flexibilidad. Acudir al
exterior puede proporcionar un mejor control de negocios porque sus capacidades
y costos pueden ser ajustados a las necesidades cambiantes.
Liberación de recursos
humanos para otros proyectos.
Liberación de capital
financiero
Desventajas:
Pérdida de control. Esto es
debido a que se cede la responsabilidad y la operación de sus sistemas de
información.
Vulnerabilidad de la
información estratégica. Los secretos comerciales o información privada pueden
filtrarse hacia los competidores ya que los sistemas están siendo procesados en
forma externa.
Dependencia. Se hace
dependiente de la viabilidad del proveedor.
Cuando utilizar los
proveedores externos.
Existen una cantidad de
circunstancias dentro de las cuales acudir a proveedores externos tiene
sentido:
Cuando existe una
oportunidad limitada de la empresa para distinguirse ante la competencia a
causa de una aplicación o una serie de aplicaciones en particular de un sistema
de información.
Cuando la predecibilidad de
la interrupción de los sistemas de información no es muy importante.
Cuando concesionar servicios
al exterior no aleja a la empresa del know how técnico para innovaciones
futuras en los sistemas de información.
Cuando las capacidades de
sistemas de información de la empresa son limitadas, ineficaces o técnicamente
inferiores.
Administración de la
concesión a fuentes externas.
Las instituciones deben
asegurarse que el proceso está adecuadamente administrado. Con un buen análisis
y sana comprensión de las fuerzas y limitaciones de las fuentes externas, los
administradores pueden identificar las aplicaciones más adecuadas para ser
desarrolladas y controladas por fuentes externas y desarrollar un plan viable
de uso de estas fuentes.
La empresa debe de tener una
relación confiable de trabajo con un proveedor de servicios externos. El
proveedor debe entender el negocio del cliente y trabajar con él como socio,
adaptando los acuerdos para satisfacer las necesidades cambiantes del cliente.
Las empresas deben entender
claramente las ventajas proporcionadas por el proveedor y lo que tiene que
abandonar para obtener tales ventajas.
Las instituciones no deben
delegar responsabilidad administrativa al usar fuentes externas, debe
administrar al proveedor externo de la misma manera en que administrarían sus
propios departamentos internos de sistemas de información.
Las empresas deben diseñar
los contratos externos cuidadosamente, de manera que los servicios externos se
ajusten si la naturaleza del negocio cambia.
Capítulo 13 - Aseguramiento
de la calidad de los Sistemas de Información.
¿Qué es la calidad en los
Sistemas de Información?
La administración de la
calidad total es un concepto que hace de la calidad una responsabilidad total a
ser compartida por todas las personas dentro de una institución, con el alcance
del control de calidad considerado como un fin en sí mismo.
Como contribuyen los
Sistemas de Información a la Administración de la calidad total.
Mientras más trata una
empresa de llevar a cabo su programa, más los sistemas de información pueden
contribuir a su éxito en toda la empresa.
Los sistemas de información
pueden desempeñar un papel especial en los programas corporativos de calidad
porque están profundamente involucrados con el trabajo diario de otros
departamentos a lo largo de toda la institución.
La necesidad de
aseguramiento de la calidad en el software.
La producción de software es
única y presenta su propio conjunto de problemas. Una característica especial
del desarrollo de software es que su meta normal es construir sólo un ejemplar
del producto final. Para la mayor parte de los productos manufacturados una vez
que se inicia el desarrollo, se fabrican cientos, miles o aun millones de
copias del producto. Con el software, los problemas de calidad deben resolverse
desde la primera vez; el diseño debe ser de la más alta calidad a la primera.
El cumplir con las
necesidades del usuario puede ser difícil en un proceso en donde el usuario
final se compromete con el producto antes de que éste se haya construido. La
mayor parte de los proyectos de desarrollo de sistemas se inicia en la
definición de los requerimientos de información del usuario y en las
especificaciones en la forma de análisis de sistemas y documentos de diseño.
Mantenimiento.
El mantenimiento, el proceso
de modificación de un sistema en uso productivo, es la fase más cara del
proceso de desarrollo de sistemas.
La empresa puede
experimentar fuertes cambios internos en su estructura o liderazgo, o el cambio
puede venir del medio ambiente. Estos cambios organizacionales afectan los
requerimientos de información. Pero una causa igualmente común de problemas de
mantenimiento a largo plazo es el análisis de requerimientos de información.
Para ser capaz de manejar el
mantenimiento rápida y económicamente, un sistema de software debe ser
flexible. Un sistema flexible puede ser reparado de manera más rápida y fácil
cuando ocurran los problemas. Tal sistema puede también ser modificado a medida
que los requerimientos de los sistemas cambien con el tiempo, que es con toda
seguridad lo que ha de pasar. De lo contrario un sistema que pueda tener éxito
en el corto plazo puede ser un fracaso en el largo. La inflexibilidad es un
problema muy común. Sin embargo, aun cuando diseñen un sistema flexible, la
flexibilidad puede llegar a verse como demasiado cara y consumidora de tiempo.
Sus beneficios no siempre son comprendidos o apreciados por los usuarios.
Monsergas y Defectos.
Un problema importante con
el software es la presencia de monsergas ocultas o defectos en el código de
programas. Es imposible eliminar a todas las monsergas de los grandes
programas. La fuente principal de monsergas es la complejidad del código de
toma de decisiones.
Pero la presencia de estas
monsergas puede tener resultados costosos y aun desastrosos
Un sistema de calidad debe:
Alcanzar las metas de los
negocios articuladas por el departamento de usuarios.
Operar a un costo aceptable,
dimensionalmente congruente con el valor producido para la empresa.
Cumplir escrupulosamente con
las normas de desempeño definidas (como tiempo de respuesta y disponibilidad de
sistemas).
Producir un resultado
preciso y confiable.
Ser fácil de aprender y
utilizar.
Ser flexible.
Algunas soluciones a
problemas de calidad en Sistemas de Información.
Los sistemas de información
son complejos, y las soluciones a problemas de calidad también.
El papel de las
metodologías.
Para limitar los problemas e
incrementar la calidad al construir sistemas, los desarrolladores deben empezar
con una metodología disciplinada que establezca normas para todas las fases del
proyecto. Las buenas metodologías de desarrollo se refieren a las metodologías
de desarrollo estructurado, donde se proporciona:
Métodos probados para
determinar y documentar las especificaciones del sistema y su diseño.
Normas de programación cuyo
resultado sea un código comprensible, susceptible de mantenimiento y que no sea
demasiado complejo.
Lineamientos para el
desarrollo de parámetros de medición de calidad que sean aceptados por todas
las partes interesadas, antes de su desarrollo.
Normas y métodos para probar
el sistema.
Herramientas de software
para ser usadas en todas las fases para estandarizar el trabajo en el proyecto
y mejorar la calidad en el resultado.
Métodos de control del
proyecto, en donde se incluyan numerosas marcas y se requiera la autorización del
usuario.
Una metodología de
desarrollo es en realidad sólo una colección de métodos, una o más para cada
actividad dentro de cada fase de un proyecto de desarrollo. Los departamentos
de sistemas de información, junto con la administración de otros departamentos,
seleccionan la metodología que creen que se adapta mejor a las necesidades de
su empresa. Las corporaciones más grandes que emplean diversas tecnologías
pueden seleccionar múltiples metodologías para usarlas con las diferentes
tecnologías. Sin embargo, la clave para el desarrollo de la calidad es
seleccionar una metodología adecuada y luego hacerla cumplir.
Asignación de recursos
durante el desarrollo de los sistemas.
Los puntos de vista sobre la
asignación de recursos durante el desarrollo de los sistemas han cambiado
significativamente con el curso de los años. La asignación de recursos
determina la manera como los costos, el tiempo y el personal son asignados a
las distintas fases de un proyecto.
Métrica del Software.
La métrica del software puede
jugar un papel en el incremento de la calidad del proyecto. La métrica del
software consiste en evaluaciones objetivas de los sistemas en la forma de
mediciones cuantificadas. El uso continuo de las métricas permite que el
departamento de SI y el usuario midan conjuntamente el desempeño del sistema e
identifiquen problemas tan pronto como ocurran. La métrica del software incluye
métrica de entrada, de salida, de capacidad, de desempeño y de valor.
El análisis de punto de
función mide el número de entradas, salidas consultas, archivos e interfaces
externas usadas para otro software empleado en una aplicación. Se emplea para
evaluar la productividad del desarrollador y la eficiencia del software.
Pruebas.
La realización de pruebas se
inicia en la etapa de diseño. Como aun no existe ninguna codificación, la
prueba que normalmente se utiliza es un tránsito, que es la revisión de un
documento de especificaciones o de diseño por un grupo de personas
cuidadosamente seleccionado según las habilidades necesarias para los objetivos
particulares que serán probados. Una vez que se inicia la codificación, los
tránsitos de esta también pueden ser usados para revisar el código del
programa. Sin embargo, El código debe probarse realizando corridas de
computadora. Cuando se descubren los errores, la fuente se encuentra y elimina
mediante un proceso llamado depuración.
La realización de pruebas
será exitosa solamente si se planea con cuidado. Temprano en el proyecto, antes
de que principie ninguna prueba, es necesario preparar un plan de pruebas que
debe incluir casos particulares de manera que los desarrolladores puedan estar
seguros de que han probado una gama apropiada de entradas válidas e inválidas.
Los datos de entrada inválidos deben también ser probados para saber que el
sistema maneja adecuadamente los errores. Las pruebas también deben ser
confeccionadas de acuerdo con la tecnología a ser probada.
Herramientas de calidad.
Finalmente la calidad del
sistema puede ser significativamente mejorada mediante el uso de herramientas
de calidad. Hay muchos tipos de herramientas para ayudar en proceso de
depuración. El conjunto más reciente de herramientas automatiza mucha de la
preparación para pruebas comprensivas. La tecnología de las herramientas es
relativamente nueva y en muchos casos su valor debe ser aún demostrado. Sin
embargo, Las herramientas están teniendo un impacto significativo en la calidad
del sistema y en los costos de desarrollo.
Herramientas y metodologías
tradicionales.
Anteriormente la
programación era no estructurada y se usaban códigos de programa confusos con
lógica rebuscada que metafóricamente se parece a una olla de espagueti.
Las metodologías y métodos
que incluían normalmente son descritos mediante los términos estructurado y
descendentes. Estructurado se refiere al hecho de que las técnicas son
instrucciones cuidadosamente descritas, con frecuencia paso a paso, donde cada
paso se desprende del anterior. Descendente se refiere a un enfoque que avanza
desde el nivel de la más alta abstracción hasta el más bajo de detalle; desde
lo general a lo específico.
Las metodologías
tradicionales de estructuración están orientadas hacia el proceso en vez de
orientadas hacia los datos. Estas metodologías son en gran medida lineales:
cada fase debe quedar terminada antes que la siguiente pueda empezar.
Las metodologías incluyen el
análisis estructurado, diseño estructurado, programación estructurada, tablas
de decisión, árboles de decisiones, pseudocódigos y diagramas de flujos.
Mediante el uso de estas metodologías se promueve la calidad al suscitar la
comunicación, reducir los errores ocasionados por la lógica defectuosa en los
programas o especificaciones poco claras y creando software que sea más fácil
de entender y mantener.
Análisis estructurado.
El análisis estructurado es
un método que se utiliza ampliamente para definirlas entradas de sistemas,
procesos y salidas, así como para dividir los sistemas en subsistemas. Ofrece
un modelo gráfico lógico de flujo de información, que divide a un sistema en
módulos que muestran niveles manejables de detalles. El enfoque estructurado
permite:
Tener vistas de un sistema
de arriba hacia abajo.
Especificar las interfases
que existen entre modelos.
Especificar rigurosamente
los procesos o las transformaciones que ocurren dentro de cada modelo.
El análisis estructurado
puede aplicarse a los análisis de sistemas, especificación de requerimientos y
diseño.
Diagramas de Flujo de Datos.
En el análisis estructurado
la herramienta primaria es el diagrama de flujo de datos (DFD), que es una
representación gráfica de los procesos que componen el sistema y de las
interfases entre ellos. Los DFD muestran como los datos fluyen desde, hacia y
dentro de un sistema de información y los procesos en donde los datos se
transforman. Los DFD también muestran donde se almacenan los datos.
Los diagramas de flujo se
construyen utilizando cuatro símbolos básicos:
El símbolo de flujo de datos, una flecha que
muestra el flujo de los datos
El símbolo del proceso, cuadros redondeados o
burbujas que describen procesos que transforman los datos.
El símbolo de almacenamiento de datos, un
rectángulo abierto que indica donde se almacenan los datos.
El símbolo d entidad externa, ya sea un
rectángulo o un cuadrado que indica las fuentes o los destinos de los datos.
1. Flujo de datos 3.
Almacenamiento de datos
2. Proceso 4. Entidad
externa
Los flujos de datos muestran
el movimiento de los datos entre los procesos, entidades externas y
almacenamiento de datos.
Los procesos implican la
transformación de los flujos de datos de entrada a flujo de datos de salida.
Los almacenamientos de datos
pueden ser inventarios manuales o automatizados de datos.
Las entidades externas son
originadores o receptores de información. Las entidades externas algunas veces
reciben el nombre de interfases externas porque se encuentran fuera de las
fronteras o alcances del sistema descrito en el diagrama de flujos de datos.
Los diagramas pueden ser
usados para describir procesos de alto nivel así como detalles de bajo nivel. A
través de los diagramas de flujo de datos a niveles un proceso complejo se
puede fraccionar a diversos niveles de detalles. Todo un sistema puede ser
dividido en subsistemas con un DFD de alto nivel. Cada subsistema, a su vez,
puede ser dividido en subsistemas adicionales con DFD de menor nivel.
El diagrama de contexto
describe siempre a un sistema entero como un proceso sencillo con sus
principales entradas y salidas. Los diagramas subsecuentes pueden entonces
fragmentar el sistema hacia abajo en mayor nivel de detalle.
Otras herramientas del
análisis estructurado.
En el análisis estructurado,
el diccionario de datos contiene información acerca de los elementos
individuales de datos y de agrupamientos de datos dentro de un sistema. El
diccionario de datos define los contenidos de los flujos de datos y el
almacenamiento de datos de manera que los desarrolladores de sistemas comprendan
exactamente que elementos de datos contienen.
El diccionario también
proporciona información sobre el significado y formato de cada elemento de
datos y los flujos y los almacenamientos de datos en donde se utiliza.
Las especificaciones de
proceso describen las transformaciones que ocurren dentro de las burbujas de
más bajo nivel en los diagramas de flujo de datos. Expresan la lógica para cada
proceso usando uno de los tres métodos para documentar las reglas de decisión
que se describen en:
Seudocódigo o inglés
estructurado.
Tablas de decisión.
Árboles de decisión.
El resultado del análisis
estructurado es un documento de especificaciones estructuradas que incluye los
diagramas de flujo de datos para las funciones del sistema, las descripciones
del diccionario de los flujos de datos y los almacenamientos de datos,
especificaciones del proceso y documentos de entrada o salida más los
requerimientos de seguridad, control, conversión y desempeño.
Documentación de las reglas
de decisión. Tablas de Decisiones.
Las tablas de decisiones se
consideran como muy útiles para documentar situaciones en las que el proceso de
decisiones es altamente estructurado y claramente entendido. Las decisiones se
representan de manera gráfica en una tabla en la que se expresan una serie de
condiciones. Cuando ciertas condiciones se cumplen (si, no) las decisiones se
toman de acuerdo con reglas especificadas. La tabla debe especificar todas las
posibles condiciones que afectan la decisión.
Árboles de Decisiones.
Los árboles de decisiones
son diagramas secuenciales en forma de árbol que presentan las condiciones que
afectan a una decisión y las acciones que pueden ser tomadas. Las ramas
representan las trayectorias que pueden ser tomadas en el proceso de toma de
decisiones.
Seudocódigo.
El seudocódigo es un método
para expresar la lógica de programas que usa inglés común y corriente en vez de
símbolos gráficos, árboles, tablas o lenguajes de programación para describir
un procedimiento.
El seudocódigo usa los
mismos patrones lógicos como estructuras básicas de control de la programación
estructurada. Estos son 3:
La estructura de la secuencia que son los
pasos o acciones individuales de la secuencia en la lógica de un programa que
no dependen de ninguna condición.
La estructura de la selección es el patrón
lógico de programación en donde una condición ya enunciada determina cuales de
las dos o más acciones pueden ser tomadas, dependiendo de cuál satisface la
condición establecida.
La estructura de iteración es el patrón lógico
del programa en donde ciertas acciones se repiten si cierta condición ocurre o
hasta que cierta condición se satisfaga.
Diseño Estructurado.
El diseño estructurado es
una disciplina de diseño de software que abarca un conjunto de reglas y
técnicas de diseño para elaborar en forma descendente a un sistema de forma
jerárquica.
A medida que se formula el
diseño, se documenta en un diagrama estructurado.
El diagrama estructurado es
una gráfica descendente, que muestra cada nivel de diseño, su relación con otros
niveles y su lugar en toda la estructura de diseño; puede documentar un
programa, un sistema o parte de un programa.
Programación estructurada.
La programación estructurada
es un método para organizar y codificar programas que simplifica las rutas de control
de manera que los programas puedan ser comprendidos fácilmente y en
consecuencia modificados. Emplea las estructuras y los módulos básicos de
control que sólo tienen un punto de acceso y uno de salida.
Cada una de las cajas del
diagrama estructurado representa un componente modular o módulo. Los programas
pueden ser particionados en módulos, cada uno de los cuales constituye una
unidad lógica que lleva acabo una o un número pequeño de funciones. Los módulos
deben estar interconectados de manera que tengan una entrada y una salida de
sus módulos padres. Deben compartir datos con los menos módulos posibles para
que no hayan conexiones oscuras.
Diagramas de Flujo.
Los diagramas de flujo de
los sistemas detallan el flujo de datos a lo largo de todo el sistema de
información. Los diagramas de flujo de programas describen los procesos que
ocurren dentro de un programa individual en el sistema y la secuencia en la que
deben ejecutarse.
Diagramas de flujo de
Sistemas (FLUJOGRAMAS):
El flujograma de sistema es
un amanera gráfica de describir todos los procedimientos que toman datos de
entrada y los transforman a su forma final de salida.
Limitaciones de los métodos
tradicionales.
La mayoría de los críticos
considera que las metodologías estructuradas son lentas y no tiene respuesta en
el mundo de cambios tan rápidos de los noventas. El proceso es demasiado lineal
y esto hace que las metodologías estructuradas sean más bien inflexibles. Los
sistemas que se enfocan a los procesos son a menudo largos e inflexibles, en
cambio, los sistemas que se enfocan hacia los datos pueden ser más cortos y
mucho más flexibles, lo que los hace más fáciles de modificar y de mayor
respuesta a las necesidades cambiantes de los negocios.
Para atacar muchos de estos
problemas se han desarrollado nuevas técnicas como el diseño de aplicaciones
conjuntas que es un método de diseño que reúne a los usuarios y a los
profesionales de SI en una oficina para un diseño interactivo del sistema.
Nuevos enfoques hacia la
calidad.
Además de las nuevas
metodologías y herramientas tradicionales, los constructores de sistemas están
inclinándose hacia el desarrollo orientado a objeto, a la ingeniería de
software asistida por computadora (CASE) y a la reingeniería de software para
ayudar a enfrentar a los problemas de calidad de los sistemas de información.
Desarrollo de software
orientado a objetos.
El desarrollo de software
orientado a objetos es un enfoque que niega la importancia de los procesos y
cambia el enfoque del modelaje de los procesos de negocios y de los datos,
hacia la combinación de datos y procedimientos para crear objetos.
Beneficios de un enfoque
orientado a objetos.
El desarrollo de software
orientado a objetos aborda directamente la cuestión de la reutilizabilidad y se
espera que reduzca el tiempo y costo de escribir software.
Obstáculos en el uso de
técnicas orientadas a objetos.
No existe aún una
metodología universal orientada a objetos y todavía no está probado lo
suficiente para que muchas empresas adopten el desarrollo de software orientado
a objetos, porque muchas de ellas se muestran reticentes en intentarla porque
requiere de una gran cantidad de capacitación del personal y una importante
reorientación metodológica.
Es necesario desarrollar
nuevas tecnologías para los métodos orientados a objetos. Los diccionarios de
datos para almacenamiento de definiciones de datos estructurados y de códigos
de programa no son adecuados para la programación orientada a objetos. Nuevos
diccionarios de datos orientados a objetos deben ser desarrollados. Las
herramientas CASE se han desarrollado para dar soporte a las metodologías
estructuradas y necesitan ser rediseñadas para ser utilizadas con desarrollos
orientados a objetos. Aún deben desarrollarse nuevas métricas, pues muchas de
las existentes para evaluar
la calidad de los sistemas no pueden ser aplicadas a la codificación orientada
a objetos.
Ingeniería de software
apoyada por computadora (CASE).
La ingeniería de software
apoyada por computadora (CASE) es la automatización de metodologías paso a paso
para el desarrollo de software y de sistemas para reducir la cantidad de
trabajo repetitivo que el desarrollador debe hacer. Su adopción puede librar a
los desarrolladores para hacer taras más creativas de solución de problemas.
Las herramientas CASE también facilitan la creación de documentación más clara
y de la coordinación de los esfuerzos de desarrollo de los equipos. Los
miembros de los equipos pueden compartir su trabajo con más facilidad al
accesarse sus respectivos archivos para revisar o modificar lo que se ha hecho.
Los sistemas desarrollados con CASE y las metodologías más nuevas han probado
ser más confiables y requieren ser reparados con menor frecuencia. En general,
las herramientas CASE tratan de incrementar la productividad y la calidad al:
Respetar una metodología de
desarrollo y una disciplina de diseño estándar.
Mejorar las comunicaciones
entre los usuarios y especialistas técnicos.
Organizar y correlacionar
las componentes de diseño y proporcionar rápido acceso a ellas mediante una
alacena de diseño.
Automatizar porciones
tediosas y proclives a errores de análisis y diseño.
Automatizar la agenda de
pruebas y controles.
Ejemplos de herramientas
CASE.
Las herramientas CASE se
clasifican en términos de si dan apoyo a actividades en el frente o en la parte
posterior del proceso del desarrollo de sistema. Las herramientas CASE para la
parte frontal se enfocan en la captación del análisis y el diseño de
información en las primeras etapas del desarrollo de sistemas. Las herramientas
CASE para la parte posterior se enfocan en las actividades de codificación,
pruebas y mantenimiento.
El Reto de Usar el CASE.
Para ser utilizadas
eficazmente, las herramientas CASE requieren de mayor disciplina organizacional
que en el enfoque manual. Todo miembro del proyecto de desarrollo debe
adherirse a un conjunto común de convenciones de nombres, normas y metodologías
de desarrollo. Las mejores herramientas CASE refuerzan métodos y normas
comunes, lo que puede desaconsejar su uso en situaciones en donde se adolece de
falta de disciplina organizacional.
Reingeniería de software.
La reingeniería de software
es una metodología que ataca el problema del envejecimiento del software. El
propósito de la reingeniería es salvar mucho del software, revaluarlo de manera
que los usuarios puedan evitar un proyecto largo y caro de reemplazo.
Esencialmente, los desarrolladores usan la reingeniería para extraer
inteligencia de los sistemas existentes y por tanto crear nuevos sistemas sin
empezar de cero. La reingeniería implica tres pasos: ingeniería reversiva,
revisión del diseño y especificaciones de programas, e ingeniería prospectiva.
La ingeniería reversiva, o
retrospectiva, implica la extracción de las especificaciones subyacentes del
negocio de los sistemas existentes. Con documentación estructurada de la cual
partir, el equipo del proyecto puede revisar el diseño y especificaciones para
cumplir con los requerimientos actuales del sistema. En el paso final,
ingeniería prospectiva, las
especificaciones revisadas
son usadas para generar un código nuevo y estructurado para un sistema
estructurado y mantenible.
La reingeniería permite que
los desarrolladores eliminen las redundancias reduciendo así el tamaño y
complejidad de los programas, lo que da como resultado menores oportunidades
para monsergas actuales y futuras.
Capítulo 14 - Éxito y
fracaso de los sistemas - Implantación
El Fracaso de los Sistemas
de Información.
La falla de sistemas: es un
sistema de información que no opera como se esperaba, o no está en operación en
un tiempo especificado o no puede ser utilizado de la manera esperada. Los
usuarios necesitan desarrollar procedimientos manuales en paralelo para hacer
que los sistemas trabajen adecuadamente (ej. Continuar manteniendo todos los
datos en forma manual a pesar de la presencia de un sistema automatizado).
En algunos sitemas casi
todos los informes preparados para la administración prácticamente nunca son
leídos. Se consideran como inútiles y llenos de cifras sin consecuencias para
la toma o análisis de decisiones.
Otros sistemas automatizados
permanecen intactos, ya sea porque son demasiado difíciles de utilizar o porque
sus datos no son de confianza.
También otros sistemas
fracasan a causa de retrasos en el procesamiento, costo de operación excesivos
o problemas de producción crónicos (ej. Un sistema se cae constantemente).
Area de problemas en los
sistemas de infamación
Las principales áreas de
problemas son:
Diseño : El diseño real de un sistema falla al
no captar los requerimientos esenciales del negocio. La información puede no
ser proporcionada lo suficientemente rápida para ser útil, también puede venir
en un formato imposible de digerir y usar, o puede representar los elementos
equivocados de datos. Un sistema puede ser diseñado con una interfase (parte
del sistema con la que interactúa el usuario) pobre. Un sistema de información
será juzgado como un fracaso si su diseño no es compatible con la estructura,
cultura y metas de la institución.
Datos Los datos en el sistema tienen un alto
grado de imprecisión. La información en ciertos campos puede ser errónea o
ambigua. Puede no estar bien fragmentada para los fines del negocio.
Costo. El costo para implementarlos y
operarlos en su fase de producción queda muy por encima del presupuesto. Los
gastos excesivos no se pueden justificar por el valor aportado por el sistema
de información.
Operaciones El sistema no opera bien. La
información no se la proporciona en tiempo oportuno y de manera eficiente ya
que las operaciones de computadora que manejan el procesamiento de la
información se caen. Las operaciones que abortan con mucha frecuencia llevan
reprocesos excesivos y programas con retraso.
Medida del éxito de un
sistema: ¿Cómo se podrá saber si un sistema tiene éxito o no?
La percepción y uso de los
sistemas pueden quedar condicionados por variables personales y situacionales.
Sin embargo, los investigadores de SIA han buscado un conjunto formal de parámetros
del éxito del sistema.
Nivel elevado del uso del sistema
Satisfacción de los usuarios con el sistema.
Criticas, opiniones.
Actitudes favorables de los usuarios hacia
los sistemas de información y el personal de sistemas.
Grado en el que el sistema cumple con las
metas establecidas.
Recuperación financiera para la institución,
disminuyendo costos o incrementando beneficios.
Causas de éxito y el fracaso
de los sistemas de Información.
Un sistema de información
transforma la manera que un individuo y los grupos interactúan, cambia la
manera como la información se define, como se accesa.
El concepto de la
implantación
Implantación: todas las
actividades institucionales que trabajan hacia la adopción, administración y
rutinización de una innovación.
Se cree que las
instituciones deben escoger actores con características sociales apropiadas y
desarrollar sistemáticamente papeles o roles institucionales, como “campeones
de productos” con el objeto de que las innovaciones sean exitosas.
Dentro del contexto de la
implantación, el analista es un agente de cambio. El analista no solo
desarrolla soluciones técnicas sino redefine las configuraciones,
interacciones, actividades de los puestos y las relaciones de poder de diversos
grupos institucionales. El analista es el catalizador de todo proceso de cambio
y es el responsable de asegurar que los cambios creados por un nuevo sistema
sean aceptados por todas las parte involucradas.
Causas del éxito y fracaso
en la implantación
No existe una explicacion única
del fracaso y el éxito de los sistemas. Sin embargo el resultado de la
implantación puede quedar determinado por los siguientes factores en el proceso
de implantación:
Involucramiento e influencia
del usuario: si los usuarios están fuertemente involucrados en el diseño del
sistema, tiene mas posibilidad de moldear el sistema de acuerdo a sus
prioridades y requerimientos. Es muy posible que actúen positivamente hacia el
sistema porque han sido participantes activos en el proceso de cambio. La
incorporación de la experiencia y el conocimiento del usuario conduce a mejores
soluciones.
La brecha de comunicación
entre diseñadores y usuarios: los usuarios y los especialistas en sistemas de
información suelen tener formaciones académicas, intereses y prioridades
diferentes. Esto se conoce como brecha de comunicaciones entre diseñadores y
usuarios. Por un lado, los especialistas tienen una orientación técnica, buscan
soluciones técnicas y sofisticadas. Por otra parte, los usuarios prefieren
sistemas que se orienten a la solución de los problemas del negocio o que
faciliten tareas. Los problemas de comunicación entre ambos son una de las
principales razones por las que los requerimientos de los usuarios no quedan
incorporados en los sistemas de información y en general son sacados del
proceso de implantación.
Apoyo de la administración:
si la misma apoya, asegura que un proyecto de sistemas recibirá los fondos y
los recursos suficientes para tener éxito.
Nivel de complejidad y
riesgo: mientras más grande sea un proyecto (por el gasto que implica, por el
tamaño del equipo de implantación, por el tiempo asignado y el nro. De unidades
afectadas) mayor será el riesgo. Otro factor de riesgo es la experiencia de la
empresa con proyectos de diversas dimensiones.
Algunos proyectos son mucho
más estructurados que otros. Sus requerimientos son claros, de manera que los
resultados pueden definirse mas fácilmente. Estos proyectos tienen un riesgo
menor que aquellos cuyos requerimientos no están mas que relativamente
definidos, son cambiantes.
El riesgo será mayor si el
equipo del proyecto y el personal de sistemas carecen de conocimientos técnicos
Administración del proceso
de implantación: el desarrollo de un nuevo sistema debe ser cuidadosamente
administrado y coordinado. Cada proyecto implica investigación y desarrollo.
Ignorancia y optimismo: las
técnicas para estimar la longitud de tiempo requerida para analizar y diseñar
sistemas están muy poco desarrolladas. No usan normas sino estimaciones tales
como "en el mejor de los casos" los cuales tienden a ser optimistas y
erróneos. Se supone que todo saldrá bien cuando de hecho nunca pasa.
El mítico mes-hombre: la
medida tradicional usada por los diseñadores para proyectar costos es el
mes-hombre (cantidad de trabajo que una persona puede hacer y terminar en un
mes), es decir, los proyectos se estiman en términos de cuantos mese hombre
serán necesarios. Las personas y los meses no se pueden intercambiar en el
corto plazo en el proyecto de sistema, en otras palabras añadir mas trabajadores
en los proyectos no necesariamente reduce el tiempo que se necesita para
completar un proyecto de sistemas.
El análisis y diseño de
sistemas implica tareas que están ligadas de manera secuencial y requieren
comunicaciones y capacitación. El desarrollo de software es inherente a un
esfuerzo grupal y por lo tanto al aumentar las personas integrantes aumenta
también el costo, de esta manera añadir trabajo a los proyectos puede resultar
una entrega lenta, porque los costos de comunicación, aprendizaje y
coordinación crecen muy rápidamente y se restan del resultado de los
participantes.
Las malas noticias siempre
llegan tarde a los niveles altos: los portadores de malas noticias no son
apreciados, la dirección con frecuencia es mantenida en la oscuridad. Los
trabajadores de sistemas saben que la dirección ha prometido una fecha de
entrega a un grupo de usuarios, que se han gastado millones de dólares y que el
futuro depende de la entrega oportuna de todo un sistema. Cuando el proyecto se
rezaga, nadie desea molestar a la alta dirección con detalles mínimos del
atraso.
El proceso de implantación:
¿Qué puede salir mal?
Se considera que los
siguientes problemas son típicos de cada etapa de desarrollo de sistemas cuando
el proceso de implantación es administrado pobremente:
Análisis:
No se han asignado tiempo,
dinero y recursos para investigar el problema. El personal no le dedica tiempo
al proyecto. Los usuarios no están representados en el equipo.
Los usuarios no colaboran
con el equipo del proyecto para que capten la información necesaria.
El personal del servicio de
información promete resultados imposibles de alcanzar.
Los requerimientos provienen
de documentación inadecuada de sistemas existentes.
Diseño:
El diseño refleja los sesgos
del personal técnico.
El sistema está diseñado
para servir únicamente a las necesidades actuales.
Cambios drásticos en los
procedimientos de los empleados o de otro personal son planeados sin ningún
análisis de impacto institucional.
Programación:
Fue subestimado el tiempo y el
dinero para el desarrollo del software.
Fueron incompletas las
especificaciones dadas a los programadores.
No se destina el tiempo
suficiente para el desarrollo de la lógica de programas.
Los programas se escriben de
manera difícil de modificar.
Pruebas:
Fue subestimado el tiempo y
el dinero requeridos para hacer las pruebas.
El equipo del proyecto no
desarrolla un plan organizado de pruebas.
Los usuarios no están
involucrados en las pruebas.
Conversión:
Presupuesto insuficiente
para las actividades de conversión.
La capacitación se inicia
solamente cuando el sistema está a punto de ser instalado.
La documentación del sistema
y la de los usuarios son inadecuadas.
El mantenimiento del sistema
es inadecuado.
Administración de la
implantación.
La posibilidad de éxito de
los sistemas puede incrementarse al anticipar problemas potenciales en la
implantación y al aplicar estrategias correctivas.
El control de los factores
de riesgo
Los implantadores deben
adoptar un enfoque de contingencia para proteger a la administración. Existen 4
técnicas administrativas para proyectos:
Herramientas externas de integración: técnica
de administración de proyectos que enlaza el trabajo del equipo implantador con
el de los usuarios.
Los usuarios pueden ser
tomados como líderes de proyecto.
Se pueden crear comités de
orientación a los usuarios para evaluar al sistema.
El proyecto puede implicar
revisión formal de los usuarios.
Los usuarios pueden quedar a
cargo de la capacitación y de la instalación.
Herramientas internas de integración: técnica
de administración de proyectos que asegura que el equipo de implantación opera
como unidad.
Los miembros del equipo
deben ser altamente experimentados.
El líder del equipo será un
gerente con antecedentes técnicos y de administración de proyectos.
Las habilidades técnicas que
no se encuentren dentro de la institución deben buscarse fuera de la misma.
Herramientas formales de planeación: técnica
de administración de proyectos que estructura y secuencia las tareas, el tiempo
de presupuestación y los recursos técnicos que se requieren para completar las
tareas.
Herramientas formales de control: herramienta
de administración de proyectos que ayuda al seguimiento del progreso hacia la
terminación de una tarea y al alcance de las metas.
El proceso de implantación
requiere de cambio organizacional. Todo cambio puede implicar resistencia ya
que diferentes usuarios pueden ser afectados por el sistema de distinta manera.
La estrategia de
implantación debe no sólo estimular la participación de los usuarios, sino
también atacar la cuestión de contraimplementación, es decir, una estrategia
deliberada para coartar la implantación de un sistema de información.
Es posible explicar la
resistencia de los usuarios con tres teorías:
T. Orientada a las personas. Factores
internos de los usuarios producen resistencia a las nuevas formas de hacer las
cosas.
T orientada hacia los sistemas. Por problemas
en el diseño los usuarios se resisten a un sistema.
T. de la interacción. El sistema es aceptado
por un grupo de personas mientras que otros usuarios temen por la pérdida de
poder.
Diseñando para la
institución
El propósito de un nuevo
sistema es mejorar el desempeño de la institución.
Un análisis de impacto
organizacional explica como un sistema propuesto afectará a la estructura de la
organización, a las actitudes, a la toma de decisiones, y a las operaciones.
Importancia del factor
humano: las áreas en dónde el usuario tiene interfase con los sistemas deberían
ser diseñadas cuidadosamente. Este punto se refiere a la importancia de la
ergonomía: interacción entre las personas y las máquinas dentro del ambiente de
trabajo, incluyendo el diseño de puestos, cuestiones de salud y la interfase
con el usuario final de los sistemas de información.
El diseño sociotecnológico
trata de producir sistemas de información que combinen la eficiencia técnica
con la sensibilidad hacia las necesidades humanas e institucionales, logrando
una elevada satisfacción en el puesto.
Las soluciones técnicas
propuestas son comparadas con las soluciones sociales propuestas. Las
soluciones técnicas y sociales que pueden ser combinadas se proponen como
soluciones sociotecnológicas.
Capítulo 15 - Sistemas de
trabajo de conocimiento (STC)
Son sistemas de información
que ayudan a los trabajadores del conocimiento en la creación e integración de
nuevos conocimientos en la institución.
El papel del trabajo del
conocimiento en la institución - Características.
El trabajo del conocimiento es apoyado por un
cuerpo codificado de conocimientos que en general es ampliamente aceptado.
Este cuerpo de conocimiento debe poder
enseñarse en escuelas o universidades.
Los profesionales deben demostrar su dominio
de tales conocimientos con un certificado del estado o de la escuela.
Los profesionales son regidos por
organizaciones independientes.
Para comprender los sistemas
del trabajo de conocimiento a profundidad, primero es necesario explorar las
maneras como los trabajadores del conocimiento contribuyen con las empresas de
negocios. Se destacan tres papeles:
Probablemente el más distintivo de los
trabajadores del conocimiento es interpretar las bases externas del
conocimiento en constante expansión.
Son los únicos calificados para desempeñarse
como consultores internos de su empresa.
Son agentes del cambio organizacional.
Basados en los desarrollos externos, en la ciencia y en las y en las artes. Se
espera que evalúen e inicien los proyectos de cambio y luego los promuevan.
Requerimientos de los
sistemas del conocimiento.
Requieren:
Un acceso fácil a bases externas de
conocimiento almacenadas electrónicamente.
Enlaces de correo con otros profesionales que
trabajan en universidades u otros negocios. En consecuencia, una de las
características de los STC es que incorporan más enlaces con datos externos e
información de los que es normal con otros sistemas corporativos. Es típico que
su software contenga capacidades gráficas, analíticas y de comunicaciones mucho
más poderosas que otros sistemas corporativos.
Un poder de cómputo considerablemente mayor
que el necesario para otro trabajo de información.
Normalmente requieren del uso de estaciones
de trabajo.
Ejemplos de Sistemas de
trabajo del conocimiento.
Los STC varían enormemente,
dependiendo de la profesión y la aplicación específica que está siendo apoyada.
Diseño auxiliar por computadora (CAD).
Sistema de información que automatiza la creación y revisión de diseños usando
software sofisticados de gráficas (el diseñador tiene la posibilidad de producir
un diseño más sofisticado y funcional de lo que podría haber hecho
manualmente).
Realidad virtual, inmersión en la fantasía.
Software y hardware de gráficas interactivos que crean simulaciones generadas
por computadora que proporcionan sensaciones que emulan las actividades del
mundo real.
Estaciones de trabajo para
inversión, apalancando a los trabajadores del conocimiento en el sector
financiero.
Los activos claves de los
trabajadores del conocimiento son su conocimiento y su tiempo. Aún cuando algunos
trabajadores del conocimiento usan estaciones de trabajo que están en la
avanzada de las tecnologías, otros usan tecnologías más establecidas para
apalancar estos dos activos.
Ej.: El Chancellor Capital
Management, el personal profesional tenía que usar sistemas independientes para
accesar los datos de las distintas áreas de inversión. Chancellor construyó
puentes de software entre estos sistemas alimentando uno a los demás, lo que
redujo los problemas de integridad de datos y facilitó el acceso.
Capítulo 16 - Sistema de
Soporte a Decisiones en grupo (SSDG)
Un SSDG es un sistema
interactivo basado en computadoras para facilitar la solución de problemas no
estructurados por un conjunto de quienes toman las decisiones como grupo. Estos
se desarrollan en respuesta a la preocupación creciente sobre la calidad y
eficiencia de las reuniones. Se han identificado 10 elementos en las reuniones
que deben ser atacados:
Mejoró la planeación previa, para hacer
reuniones más eficientes y efectivas.
Incrementó la participación.
Una atmósfera abierta y de colaboración en la
junta, en la cual los asistentes de diversos niveles institucionales se sientan
seguros para contribuir libremente.
Generación de ideas libres de críticas.
Objetividad en la evaluación.
Organización y evaluación de la idea,
encontrar formas eficientes de organizar las muchas ideas que puedan ser
generadas y evaluarlas teniendo en cuenta también las limitaciones de tiempo.
Establecer prioridades y tomar decisiones.
Documentación de las reuniones de manera que
los asistentes tengan un registro completo y organizado de la reunión.
Acceso a información externa, lo que
permitirá desacuerdos significativos de hechos que puedan resolverse de manera
oportuna permitiendo que la reunión pueda continuar y sea productiva.
Conservar una memoria institucional, de
manera que aquellos que no asistan a la reunión puedan trabajar en el proyecto.
Características de los SSDG.
Los académicos han
encontrado 3 elementos básicos: hardware, software y persona.
El hardware se refiere
primero a la instalación de donde se lleva a cabo la reunión, incluyendo la
sala, las sillas y las mesas.
Las herramientas de software
son aquellas para organizar ideas, captar información, clasificar y establecer
prioridades y otros aspectos de trabajo de colaboración, se emplean hoy día
para apoyar a las reuniones de toma de decisión.
La persona, no sólo es un
término dado a los participantes, sino también a un facilitador capacitado y
con frecuencia a un personal que da apoyo al hardware y al software.
Herramientas del software
para el SSDG.
Entre ellas se incluyen las
siguientes:
Cuestionarios electrónicos,
ayudan a los organizadores a la planeación previa a la reunión.
Herramientas electrónicas de
tormenta de ideas, que permiten a las personas de manera simultánea y anónima a
contribuir a los temas de la reunión.
Los organizadores de ideas
facilitan la integración organizada y la síntesis de las ideas generadas
durante la tormenta de ideas.
Los cuestionarios apoyan a los
facilitadores y a los líderes.
Las herramientas para votar
o establecer prioridades.
La identificación del líder
y las herramientas de análisis, usan enfoques estructurados para evaluar el
impacto de una propuesta.
Las herramientas de
formación de políticas proporcionan apoyo estructurado para desarrollar
acuerdos en la redacción de las políticas mismas.
Sistema de Juntas
Electrónicas (SJE).
Es el SSDG colaborativo que
usa la tecnología de información para hacer que las reuniones de grupo sean más
productivas al facilitar la comunicación, así como la toma de decisiones en el
mismo tiempo y lugar o en diferentes tiempos y lugares.
Cada asistente tiene un
control total sobre su microcomputadora. Un asistente es capaz de ver la
agenda, la pantalla integrada, usar herramientas ordinarias de
microcomputadora, sacar datos de producción que se han hecho disponibles o
trabajar en la pantalla asociada al paso normal y las herramientas de la
reunión. Sin embargo nadie puede ver la pantalla de otros, de manera que el
trabajo individual es confidencial hasta que se envía al servidor de archivo
para integrarlo con el trabajo de los demás.
Cómo puede el SSDG mejorar
la toma de decisiones en grupo.
Los SSDG son relativamente
nuevos de manera que las conclusiones definitivas aún no son posibles.
Ahora se puede ver de nuevo
como los SSDG afectan a las diez cuestiones sobre reuniones que surgieron
anteriormente.
Mejora la planeación previa. Los
cuestionarios electrónicos permiten estructurar la planeación y por lo tanto
mejorarla.
Se incrementa la participación. Usando el
software de los SSDG el tamaño de la reunión puede crecer con un incremento de
productividad. Una razon es que los asistentes contribuyeron de manera
simultánea en vez de uno a la vez y se hace más eficiente el uso del tiempo en
la reunión.
Una atmósfera de reunión abierta y de
colaboración. El anonimato en la alimentación de datos queda totalmente
garantizado. Una persona no debe temer ser juzgada por su jefe, y también
elimina el efecto mortal que ocurre cuando contribuyen personas de altos
niveles.
Críticas a la generación de ideas libres. El
anonimato asegura a los asistentes puedan contribuir sin temor a ser criticados
o que sus ideas sean rechazadas por la identidad del contribuyente.
Objetividad en la evaluación. El anonimato
evita la crítica de las ideas.
Organización y evaluación de ideas. El
software de SSDG permite a cada individuo organizar y luego presentar sus
resultados al grupo.
Establecer prioridades y tomar decisiones. El
anonimato ayuda a los participantes de bajos niveles a que sus posiciones sean
tomadas en consideración.
Documentación de las reuniones. El uso
posterior a la reunión de los datos es importante para seguir trabajando sobre
el proyecto y hacer nuevas presentaciones.
Acceso a la información externa. Con
frecuencia una gran cantidad del tiempo de las reuniones se destina a
desacuerdos reales. Mayor experiencia con los SSDG indicarán si su tecnología
reduce o no el problema.
Presentación de una memoria institucional. Se
utiliza para que los no asistentes localicen la información que necesitan
después de las reuniones y también como insumo para otra reunión.
Sistema de soporte a
Ejecutivos (SSE).
Sistema de información al
nivel estratégico de una institución, diseñado para atacar la toma de
decisiones no estructuradas mediante gráficas y comunicaciones avanzadas.
El papel cambiante de los
SSE.
Al principio recibieron el
nombre de sistema de información para ejecutivos (SIE), principalmente
proporcionan información, mientras que los SSE también proporcionan capacidades
para comunicaciones electrónicas, análisis de datos, programación y organización.
Antes de los SIE era
frecuente que los ejecutivos recibieran numerosos informes, conocidos como
“libro de noticias” para la alta dirección. Al usarlo podían hacer fatiga
descendente (pasar de un elemento de dato a cada vez mayores niveles de
detalle). Se hicieron evidentes algunos de los problemas claves.
Los antiguos SIE se
diseñaban de acuerdo a las demandas especificas de un ejecutivo, pero
observaron el inconveniente de que su personal no contaba con los mismos datos
que éste, pues provenían de dos fuentes distintas y no concordaban. Se tenía
como resultado dudas sobre la integridad de los datos de la institución.
La inflexibilidad presenta
otro problema. Los ejecutivos usan la información de una gama de formas,
viéndolos de una manera hoy de otra mañana. Los sistemas tradicionales no daban
respuesta a esa necesidad. Con las microcomputadoras y las estaciones de
trabajo se desarrolló el poder de cómputo para analizar rápidamente los datos.
El empleo de los sistemas ha
descendido diversos niveles institucionales de manera que el ejecutivo y los
subordinados pueden ver los mismos datos de la misma manera.
Los sistemas actuales tratan
de evitar la sobrecarga de datos porque estos pueden ser filtrados o vistos en
un formato gráfico.
Los sistemas han conservado
la habilidad para hacer fatigas descendentes. Una limitación de los SSE es que
usan datos de sistemas diseñados para fines muy diferentes. A menudo los datos
que son críticos para un ejecutivo no se tienen.
Los ejecutivos requieren de
una gama de datos externos, a través de su SSE, muchos tienen acceso a
servicios noticiosos, bases de datos de mercados financieros, información
económica y otros.
El desarrollo de los SSE.
Los SSE son sistema
ejecutivos y son estos los que crean problemas para el desarrollo.
El prototipo del sistema
debe ser aquel que el ejecutivo aprenda rápidamente, finalmente si encuentra
que no ofrece valor agregado lo rechazará.
El SSE debe ser diseñado de
manera que las fuentes externas e internas puedan ser usadas para fines de
reconocimiento ambiental.
El departamento de SI debe
estar preparado para sacar rápidamente el primer prototipo una vez el que
proyecto se inicia.
Como el SSE podría
potencialmente dar a los ejecutivos la capacitación de examinar el trabajo de
otros administradores sin que estos lo sepan existe alguna resistencia al SSE a
niveles más bajos de la institución. La implantación del SSE debe de ser
administrada con extrema cautela para neutralizar tal oposición.
Beneficio de los SSE.
Mucho del valor de los SSE
se encuentra en su flexibilidad.
Estos no son sistemas para
la toma de decisiones, son herramientas para ayudar a los ejecutivos en la toma
de decisiones.
El beneficio más visible de
los SSE es su capacidad para analizar, comparar y destacar las tendencias.
Los ejecutivos usan el SSE
para hacer un seguimiento en sus propias áreas de responsabilidad, también para
hacer un seguimiento de los indicadores claves de desempeño, pueden aprovechar
la oportunidad y disponibilidad de los datos.
Los problemas pueden ser
manejados antes de que hagan demasiado daño, también las oportunidades pueden
ser identificadas con anterioridad.
No hay comentarios:
Publicar un comentario